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财务共享中的应收流程优化

财务共享中的应收流程优化

本文以应收账款及收款流程为例，阐述了财务共享中心应当如何

持续优化服务、挖掘管理价值。

随着共享服务理念在中国市场生根发芽，企业设立共享服务中心

的目的也在悄然变化。有研究报告指出，亚洲共享服务中心最主要的

绩效目标已经从降低成本转向了优化流

程绩效，这也与当下很多中国共享服务中心管理者的观念不谋而

合。

尽管大多数企业在成立共享服务中心时已经梳理过业

务流程，并提升了自动化，但随着科技不断创新，第三方服务日

趋成熟，共享服务中心也开始将进一步优化流程和改善系统作业效率

纳入当前的工作目标。下面我们以应收账款及收款流程为例，探讨中

国的财务共享服务中心可以通过哪些方式来进一步提升。

深化ERP系统的功能应用

总的来说，企业在经营管理系统的应用，尤其是ERP系统应用的

深度和广度方面参差不齐。这种参差不齐可能来源于ERP系统平台的

不统一，也可能来源于同一平台的不同版本，或者是同一版本下各企

业的流程和功能应用的不统一。其实很多企业在设立共享服务中心时

已经意识到单一平台

的重要性，所以有些企业，尤其是大型跨国公司在设立共享服务

中心之前已经进行了ERP整合。但碍于成本以及实施周期等问题，还

是有很多企业选择了先做职能集中、后做系统改进的“速赢”策略。

是不是平台不统一、版本不统一就无法进行ERP系统功能的深化

呢？其实也不尽然。企业关注新科技和新理念的时候，完全可以先审

视一下现有功能是否已经物尽其用。笔者曾经在帮一家企业诊断应收

账款流程时，发现其开票时效性比较低。因为该企业的销售订单信息

需要财务人员在开票环节进行审核，所以没有启用系统“自动开票”

功能。经过与前端业务部门讨论，我们建议企业将此审核工作前置至

ERP销售订单审批确认环节，并启用“自动开票”功能。这样做职责

更合理，而且提高了应收账款确认的及时性和准确性。

重新审视流程和职能，可以促进ERP系统功能的深入应用。其他

诸如出口发票的自动邮件发送、增值税发票金额限制等，也可以通过

与IT部门和业务部门沟通后利用ERP相关功能实现一定程度的自动化。

可见“老”系统也可以有“新”应用，值得共享服务中心管理者去发

掘。

探索流程自动化的痛点

在与共享服务中心管理者沟通中，我们发现有一些长期以来被企

业默认的“人工处理”环节，例如收款核销。收款核销自财务精细化

核算（收款与发票一一匹配）实践以来，

对企业的应收账款风险和客户信用管理至关重要。企业若要准确

掌握必威体育精装版的应收账款风险，及时释放订单或发货指令，需要财务人员

及时匹配和清理销售发票和收款记录。但中国企业尚未普及将发票编

号等关键信息放入支付指令，再加上企业普遍有合并付款的习惯，增

加了收款核销的难度，也造成了“企业对此流程无法自动化”的刻板

印象，使得财务共享服务中心不得不在此环节“屯重兵”。

但是否真的没有改进空间呢？其实财务共享服务中心的管理者可

以尝试以下措施：1.与销售部门合作，逐步推进客户付款规范，按照

80/20原则与重点客户沟通，标准化客户付款指令以达到双赢效果；2.

与财务人员沟通确认收款核销步骤和操作经验（例如，在发票信息无

法获取时，财务人员通常按照什么规律进行检索和预匹配，之后又是

怎样完成最终确认的）。这一块工作的梳理一方面有助于规范财务操

作，帮助管理者预知风险，另一方面也可以将标准化的操作规则通过

系统进行固化以减少人工工作量，让财务人员把更多时间和精力放在

财务审核和争议业务的沟通和处理上去。目前，渣打银行已经在此领

域提供了处理应收账款的现金管理平台，帮助企业在IT资源有限的情

况下，对银行账户收款信息和企业ERP中的销货发票明细实现自动化

匹配，提升应收账款分析效率并协助企业加速销售循环。

充分利用外部资源

包括中国在内的亚洲国家的财务共享服务中心在技术革新之外，

也比较关注外包策略的应用，但管理者并不是简单地将整条财务流