档案馆档案整理规范及要求.pdfVIP

第一部份：总体要求

第二部份：建设工程文件归档范围和保管期限表

第三部份：项目档案分类

第四部份：项目档案整理

第一部份：总体要求

1、工程代建(使用)单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的采集、整理

和归档纳入合同管理，对工程档案的范围、套数、质量、费用、移交时间等提出要求，明确各单位应承担

的整理、归档责任。

2、工程代建(使用)单位要对项目档案工作采取有效措施，制定可行的规章制度，实行领导负责制，

确定负责领导、部门及档案工作人员，制定可行的规章制度，对工程档案实行统一管理，对参建各单位档

案工作实行有效的监督、指导、检查，确保工程档案工作与工程建设同步进行。

3、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件采集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣工

文件；并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经采集、整理向代建(使用)单位移交。

4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。

5、施工单位形成的档案材料种类多，数量大，应配备专人，对施工各阶段档案材料进行采集，整理，

按合同要求将工程档案数量齐备、整理规范，及时向代建(使用)单位移交。

6、参建各单位在档案向代建(使用)单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有

害生物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。

归档：指文件的形成单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向有关单位移交。如：

代建单位向市档案馆移交整个项目档案，参建各方向代建单位移交监理、勘察、设施、施工档案。

1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。

齐全：齐全是对整体而言。对工程档案整体而言，齐全是把整个工程项目档案全部采集起来；对工程

参建各方来说，齐全即是把各单位在工程建设中形成的全部文件材料采集起来，即把各单位归档范围内的

文件材料全部采集起来。

完整：完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地采集起来。

准确：指文件材料是实际情况的真实反映，图物相符，文电一致。

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系统：是指建设项目从前期(立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等)、施工、竣工验收等各时

期、各阶段的文件材料按一定程序和内在联系组合为一体。

2、归档的文件应为原件。确无原件的要归具有凭证作用的文件材料。

3、图纸折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

4、所有竣工图均应加盖竣工图章，图章使用红印泥，盖在图标栏上的空白处。

5、归档载体和书写材料要符合耐久性要求。不能用热敏纸等作归档文件的载体，电子文件要以光盘、

挪移硬盘为载体；书写材料不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等，即不使用易退色的书写

材料，否则必须复印。

档案柜架、卷盒、卷皮、目录等装具符合标准要求，采用市档案行政管理部门监制的产品。

1、工程准备阶段文件：即开工前的立项审批、用地征地拆迁、勘察设计、招投标、开工审批、预

算等工作完成后，一次性归档(此项由代建单位负责采集整理)。

2、竣工文件：工程竣工验收后三个月内由代建单位采集整理。

3、设计文件：工作结束后，由设计单位即时向代建单位移交归档。

4、施工、监理文件：建设项目竣工验收后三个月内由施工、监理单位一次性向代建单位移交归档。

5、设备文件：应在设备安装、调试成功，交付使用时归档。设备开条箱文件即时归档。设备文件

由代建单位负责采集、整理。

1、基建档案普通不少于3套，一套(原件)由建设单位保管，一套(原件)移交当地城建档案馆，

一套(原件)由施工单位或者监理单位或者设计单位等相关单位保管。

2、其他档案普通归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。

采集方法

一列入、一同步、一参加、一把关

1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的采集、积累、移

交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。

2、一同步：科技档案的采集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。

(1)事前介入。在与有关单