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2023年档案管理制度

2023年档案管理制度1

一、档案资料

招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成

部分，在项目完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有

项目（含分公司项目）都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公

司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的

未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对

自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管

的档案进行抽查。

二、归档及备案时间

总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公司项目在签发中

标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个项目资料归

档前将该项目的中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任

分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理

的档案包括电子资料及时交回总公司。

监管机构资料备案时间：

1、电子资料

电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒

宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的电子

资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、

评标报告、中标候选人公示、中标通知书、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，

在资料归档前上传到公司FTP（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正

式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资项目，资料应上传中

央投资项目管理，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。

2、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序

整理，特别是招标过程比较复杂的项目。

2.1档案盒：除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，

档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。

2.2湖南省政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订

成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般

包括如下资料：

2.2.1盒内目录

2.2.2备案资料

2.2.3招标文件

2.2.4投标文件正本

2.2.5中标通知书

2.2.6资料移交登记表

2.2.7客户反馈意见表

2.2.8其它资料

成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装

订）。

公开招标采购归档盒内目录：

邀请招标采购归档盒内目录：

项目负责人：ｘｘ

日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日

2023年档案管理制度2

公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售

合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、制度

所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确

认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。

二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也

属本管理制度的归档文件。

三、合同档案管理原则

1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。

2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、

完全和有效利用。

3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务

合同文档。

四、合同章管理原则

1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。

2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定

人员保管。

3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原

件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，

须办借用手续，使用完毕后即行交回。

五、合同文档的管理要求

1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编

号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，

及时处理并追究相关人员责任。

3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依

据，编制合同统计清单。

4、合同档案管理人员应根据