质量记录与文档管理程序.pdfVIP

合同协议 模板 1.目的 为质量记录及文件资料的收集、整理、编目、归档、管理提供指引。 2.范围 适用于公司各部门。 3.职责 部门/岗位 工作职责 负责收集、转发、保存必威体育精装版有效的行业标准和政策法规。 办公室 监督公司各管理处、部门文档管理 监督公司各部门质量记录的控制。 品质管理部 收集质量管理体系标准，对其有效性负责。 保存必威体育精装版有效的行业标准和政策法规。 收集、转发及评估新的行业标准和政策法规对公司目前业务或管理工 相关部门 作的影响，根据需要修改或出台相关文件。 管理处、部门负 具体指导本管理处、部门质量记录和文档管理 责人 文件管理员 收集保管质量记录、文档资料 4.定义 质量记录：体系文件规定需要记录的所有资料。包含：书面记录、电脑软盘、光 盘、磁带、录像带、照片、胶片等。 5.方法和过程控制 5.1现场质量记录的管理 5.1.1做好清晰的标识，确保现场质量记录无污损或破损等。 5.1.2班长以上管理人员应检查现场质量记录表格的有效性和记录的完整性，防止过期 表格的误用，对已失效的表格即时进行作废处理，并视情况于每月/季/年初收集 现场已填写完毕的质量记录送交文件管理员。 5.1.3每次体系文件全面修改后，品质管理部对各管理处、部门质量记录的有效性进行 全面检查。局部更改时，可与内部质量审核同时进行。 5.2 文件资料归档及管理要求 5.2.1一般按月/季/年度定期归档，并须于首日开始进行，最迟于第五个工作日前完成归 档工作。 5.2.2 归档时按照不同业务类别、表格类别（名称）对已收集的质量记录及文件资料进 行排序、编目，在文件盒（袋）的封面标识文档编号、文档名称、产生时间段、 保存期限、存档人和存档日期（见下表），卷内附卷内文件目录，并在《文件资 料存储清单》上登记。为便于查阅，管理处/部门可根据实际情况增加附表。 文档编号 文档名称 产生时间段 保存期限 存档人 存档日期 报废日期 可编辑可修改，欢迎下载 合同协议 模板 5.2.3如资料是传真件应复印后保存复印件。 5.2.4 归档资料应尽量在统一地点保存。工程部设备管理生成的质量记录，除通用的培 训（会议）签到记录、考核表于次月初交存于管理处资料室，其他记录可长期 存放在工程部资料柜内。还可根据具体情况，制作两联的质量记录表格，一份 交管理处留存。 5.2.5安防、绿化工程质量记录及档案，在工程验收完毕后一次性按工程项目单独归档， 存放于管理处资料室。 5.2.6 归档资料应注意做好防潮、防火、防虫蛀、鼠害工作。借阅须在《借阅登记表》 上登记并经管理处/部门负责人批准，由文件管理员负责跟进、收回。体系文件 不得隔夜外借。 5.2.7文件管理员调（离）职或更换岗位前，须做好文档资料交接工作，完善交接手续。 5.2.8 《体系文件下发明细》、《质量记录表格一览表》由品质管理部填写，《标准政策法 规一览表》由办公室填写，经现相关负责人审批后公布。 5.2.9各管理处/部门按照《质量记录表格一览表》的保存期限对已归档的质量记录进行 报废处理，报废前应填写《质量记录报废申请单》并经管理处/部门负责人批准 后报废处理。如超过保存期限，但有保存价值后期需备查记录，可加盖“作废 保留”章继续保留。 5.3 文档资料编码规则 5.3.1须参照公司示范目录建立部门文档目录。示范目录中一、二级目录必须执行，一 般以一、二级目录为文档标题。 5.3.2日常管理文档编号方法为：“部门汉语拼音简称+XX”，如：城市花园为“CH01、 CH02······”。 5.4重要资料管理 5.4.1工程资料 5.4.1.1工程档案包括： A