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公司合同管理制度(最终稿) 合同文档管理制度一、合同文档范围：1．由公司对外签署的全部合同、协议和意向书等；2．公司营业执照、资质证书、税务登记证、组织机构代码证、法人证书、工程权证原件等；3．公司章程、董事会决议、股东会议纪要、总经理办公会及重要会议纪要、公司制订的各项规章制度等；4．工程报批报建过程中形成的阶段性成果〔含政府职能部门的相关批件、批复等资料〕。二、管理职责集团公司文档管理遵循统一管理，合理分工的原那么。1．公司行政部负责公司合同文档的全面管理、监视，其中包括公司章程、董事会决议、股东会议纪要以及以公司名义签订的合同、协议、意向书等。原那么上，合同文档统一由行政部工作人员保管。工程合同及相关文档、营销合同及相关文档，按行政部要求由专员进展保管，定期移交行政部归档。2．公司按统一规定的管理要求进展分类、编号，并编制具体的名目检索表，以便管理和查阅。三、管理内容〔一〕合同文档的分类和编号公司合同按性质分为六大类：1．营销类合同：含销售合同，，与销售有关的合同以及执行这些合同过程中的备忘录、变更书、修正文本、折扣批示、特别优待条件、合同审批表等。2．选购类合同：材料选购合同以及执行这些合同过程中的备忘录、变更、修正文本等。3．行政类合同：劳动合同、目的责任合同、受权书、各种租赁合同、培训合同、参谋〔管理询问、法律事务等〕合同等与公司整体利益有关的合同以及执行这些合同过程中的备忘录、变更、修正、审批等文本。4．意向类文本：全部的不完全具有法律约束力的意向书及其补充文件。5．其他重要合同：工程开发〔合作〕合同、协议，财务借〔贷〕款合同等。〔二〕合同文本的编号：公司合同文本实行统一编号，由12位编码组成：□□—□□□□—□□□A B C DA：签订合同的年份，用2位数表示B：合同文本流水编号：从001～999；C：部门名称代码，如“行政部〞那么写“行〞，“财务部〞那么写“财〞；D：部门合同流水编号：从001~999。〔三〕其他文档的编号：按公司《公文处理制度》第三条，“公文字号〞的相关规定执行。四、合同签署的一般程序：五、合同评审程序：〔一〕公司对外签署的全部合同或协议以及公司章程制度都要按规定的评审程序进展评审执行；〔二〕合同评审依据《合同会签审批单》〔见附件1〕所规定的既定程序进展；1．《合同会签审批单》由经办人填写“合同名称〞、“合同主要内容〞、“合同标的〞，部门负责人签名，并附合同初稿文本，一并交公司行政文员，由行政文员依据评审内容先后次序送签；2．对合同标的“操作技术和质量要求〞的评审：由主管专业技术的部门经理或专业工程师评审，签字负责；3．对合同标的“价格及付款方式〞评审，由公司财务经理评审，签字负责；4．对合同涉及的相关法律事务，由公司法律参谋评审，或由具有法律专业学问的公司领导评审，签字负责。5．完成上述1、2、3、4项后，经公司主管领导签署看法，再附全部附件呈报总经理，由总经理作出明确批示。六、合同的签署：1．对外签署的合同，除法人代表〔或总经理〕和法人代表〔或总经理〕书面受权的托付人签字外，其别人签字无效；2．特别状况下合同须到外地签署的，经手人必需通过传真方式按公司合同评审程序进展评审，并获得法人代表〔或总经理〕受权的书面托付前方能以公司名义签署，否那么为无效合同，公司概不负责；3．先签字后评审的合同，属违规操作，公司〔单位〕印章管理人员必需回绝用印。七、合同文档的保管与借阅：〔一〕保管1．以公司名义对外签署的合同，一份〔原件〕交行政部留存建档〔含原件审批表〕，一份〔复印件〕交财务部留存，一份〔复印件〕经办部门执行；2．对于本制度所规定的各类合同文档，各部门、经办人员必需准时移交行政部存档立卷保管，并办妥合同文档交接手续；3．合同文档管理人员建立《收文〔合同〕登记薄》，交接双方签字确认，办理合同文档交接手续。〔二〕借阅〔用〕1．合同文档原那么上仅允许借用复印件。各经办人员因业务需要借阅〔用〕档案者，应填写《合同文档借阅〔用〕申请表》〔附件2〕，由合同文档管理人员具体记录借阅日期，文档名称，拟归还日期，并注明原件还是复印件；2．档案归还时，合同文档管理人员必需仔细核查无误后才能办理归档手续，注明归还日期，并双方签字确认。八、合同的监视：1、合同执行部门应随时掌控合同的执行状况，行政部行政文员有权随时对其进展督察；2、财务部对合同付款进度进展监视，合同执行部门申请付款时，必需填列合同执行进度状况，财务人员在核定工程进度、落实合同执行状况后，再在申请付款单上签署审核看法，其他审核主管方可在规定权限内予以核签，无财务人员的审核看法，总经理应应付款申请回绝签字；3、行政部合同文档管理人员应定期对合同文档进