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中国3000万经理人首选培训网站 更多免费资料下载请进： 好好学习社区 文件控制程序 1 目的 对于公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所得到和使用有效版本的文件。 2 范围 适用于质量管理体系有关的文件控制。 3 职责 总经理室部负责质量体系管理文件的控制； 技术部负责技术文件的控制； 各部门负责本部门有关的文件的使用、整理等。 4 要求 4.1文件的编号 4.1.1质量管理体系文件的编号 按《文件编号规定》（WI40101）执行，质量管理文件书写内容和格式规定按WI40102规定执行。 4.2 文件的编写、审批、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的； 1） 质量手册由总经理室负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由资料中心负责登记、发放；质量管理体系文件中的程序文件及相应的质量记录，由品管部统一组织，相关职能部门编写，由管理者代表批准执行，并由资料中心负责统一登记、发放； 2） 公司技术文件由技术部负责制订,技术部长审批.其中重要文件,如企业标准，由总经理批准执行，并由技术部负责统一登记、发放； 3） 外来文件，包括国家标准、行业标准、上级文件等由技术部统一管理； 4) 公司各管理制度类文件，由总经理室负责组织编制，管理者代表审核,由总经理批准后发布执行； 应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收负责部门要填写 《文件发放回收记录》。发放范围由审批人确定. 4.3文件的受控状况 文件分为“受控“和“非受控“两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。 4.4 文件的更改 1）质量手册由总经理室更改，填写《文件更改、销毁申请》，经管理者代表审核，上报总经理后更改,品管部应保留文件更改内容的记录； 其它质量文件的更改，经原审批部门人审批后，进行更改、发放、处理； 技术文件的更改由技术部负责，并填写《文件更改、销毁申请》和保存相应记录。 所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 4.5 文件的复制和换发 1） 文件复制和换发应经相应主管部门负责人审批方可复制领用。 2） 因破损而重新领用的新文件，应收回相应旧文件;因丢失而补发的文件，应注明已丢失的文件失效；并作好相应发放签收记录。 4.6文件的保管、作废与销毁 4.6.1 文件的保管 1） 所有运作文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方； 2） 各部门所用文件由本部门保管。 3） 任何人不得在受控文件上乱涂画，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。 4） 用电子媒体保存的重要文件、资料、设计过程等必须在公司服务器上予以保存，根据其内容、容量等因素，在一定的时间内保存在光盘上。 总经理室、技术部分别整理公司的质量体系管理类文件和技术类文件受控文件清单、记录版本、和修订状态。 4.6.2文件的作废与销毁 1)所有失效或作废文件由主管部门及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废“印章，确保防止作废文件的非预期使用； 2)为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识； 3)对要销毁的作废文件，由主管部门填写清单，经管理者代表批准后，统一销毁。 4.7 外来文件的控制 4.7.1收到外来文件，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。 4.7.2适用法律法规文件等由总经理室管理，并列入受控文件清单。 4.7.3 技术部负责收集相关国家、行业、国际标准的必威体育精装版版本，统一编号、加盖受控印章，列入受控文件清单。 4.8电脑资料的管理：（1）储存（2）设置密码，规定使用权限（3）配备杀毒软件（4）备份 4.9每年由管理者代表组织对现有质量体系文件包括技术文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况提出意见、建议，必要时给予修改，执行4.5条款规定。 4.10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。 4.11质量记录文件执行《质量记录控制程序》。 5 流程图（见附录1-附录3） 6 相关文件 6.1《质量记录控制程序》 QP402 7 记录表格 7.1《文件发放回收记录》 FM40101 7.2《文件更改、销毁申请》 FM40102 7.3《受控文件清单》 FM40103 文件制修订记录表 制订/日期 审核/日期 批准/日期 修订记录 标记 修订内容 版次 修订 审核 批准