《秘书基础》课件 《秘书基础》第三章.pptxVIP

1 秘书的辅助决策工作 决策的概念 秘书决策各阶段的工作 一、决策的概念 决策是人们为了达到一定的目标而选择行动方案并付诸实施的过程。 决策： 决策包括四个要素：决策者、决策对象、决策机制和决策结果。其中决策者指承担决策责任的个人和集团，是决策的核心。决策对象指被决策的问题，是决策的基础。决策机制指影响决策的各种条件，包括可供利用的决策依据与干扰决策的因素，它是决策的关键。 决策的四大要素决定了决策科学性的高低。决策者要把握好决策对象，充分利用决策机制，做好全局性、可行性、利益性的决策结果，以保证决策目标的实现或大部分实现。 一、决策的概念 二、秘书决策各阶段的工作 （一）协助领导确定目标 目标是整个决策的出发点和基础，任何决策都是为了解决某个或某些问题，从而达到某个设定的目标。秘书应该发挥以下作用。 从客观实际需要出发，提出决策课题，以触发领导者的决策思维。 当领导者的决策思维尚处在朦胧状态时，主动提供决策信息，促使领导者决策思维的明晰化。 当领导者对决策犹豫不定或踌躇不前时，主动研究相关问题的性质、特征、范围、价值等，协助领导者及时作出决断。 秘书还要根据决策课题做好信息收集和整理工作，主动为领导者决策提供各种依据，包括事实依据，即直接从实践中获取的资料、数据等一手材料；理论依据，即指导决策的一般原理、理论，制约决策的法律、法规，以及上级机关的指示、政策和规定。 （二）协助领导设计方案 确定了决策目标后，秘书辅助的重点转为设计各种备选方案，以供领导者选择。所谓备选方案，就是为实现决策目标而精心设计的各种方法和手段，它具有差异性和可选择性的特点。 制定决策的依据。 决策所要达到的目标。 现有的各种社会、技术、管理等条件。 实现目标的途径、方法等。 可能出现的问题以及预防和解决办法。 秘书人员在参与设计过程中要做到： （1）综合考虑各种因素，切不可一叶障目，以偏概全。 （2）要进行严格的论证和细致的推导，不可忽略任何一个环节。 （3）要提出多种设想，进行综合比较，通过科学鉴别，选出最佳方案。 （二）协助领导设计方案 （三）协助领导评价选优 备选方案拟定并提出之后，秘书的主要任务是协助领导者对各种备选方案进行分析、比较、评估，进一步认识各种方案的优劣利弊，以便于领导者从中选出最佳的实施方案。评价选优常用的方法是比较法，即将各种不同方案放在一起，按照所确定的合理标准进行对比和论证，从中选出最佳方案。 （四）协助领导实施与反馈 编制实施计划。 协助决策试验，做好局部试验和试点工作。 提供反馈 决策及实施情况的反馈，是决策过程中的最后环节。秘书在这一阶段的辅助重点是： 2 秘书的参谋工作 参谋工作 秘书发挥参谋作用应注意的问题 一、参谋工作 参谋是秘书的重要工作，是领导和领导工作对秘书工作提出的客观要求，也是由秘书工作在领导机关体系中的地位所决定的。在秘书工作范围内，在其各个工作环节中，秘书工作的参谋作用时时处处都可以体现出来，对领导的工作起到辅助性作用。 二、秘书发挥参谋作用应注意的问题 转变观念 1 强化秘书工作的参谋作用，是领导决策科学化的必然要求，也是秘书工作现代化的迫切呼唤。在发挥秘书参谋作用时，一定要转变陈旧观念。不少秘书墨守陈规，安于现状，缺乏创新意识和参与意识，奉行“忙忙碌碌的事务主义，辛辛苦苦的文牍主义，唯唯诺诺的服从主义”，把领导决策活动看成是与自己毫不相干的事情。这种陈旧的观念束缚了他们走上参谋之路的步伐。 夯实基础 2 古今中外的秘书人才，无一不是勤奋好学、博学多识之士，有着良好的智能结构和知识修养。当今社会，各种新学科、新理论、新方法不断涌现，这种信息爆炸的局面更要求秘书人员奋发学习，夯实基础。只有拥有坚实的知识基础和智能土壤，才能更有效地发挥参谋作用。 定好位置 3 秘书在参谋过程中，务必明确自己的位置和角色，既要使自己的思维活动置于领导思维的同一层次，又要始终牢记自己是“辅助”而非“主导”，是“配角”而非“主角”，要停留在“谋”的阶段而不能进入“断”的领地。 有度有方 4 秘书发挥参谋作用讲究把握一个“度”字。参谋适度，就会事半功倍，取得良好效果。参谋意识过分膨胀，突破应有的度，就会适得其反；同时，还要注意方法和艺术，不但要有正确合理的参谋建议内容，还要有与之相适应的参谋建议技巧，这样才易为领导者采纳，从而实现秘书参谋的最佳效应。