会议操作手册.pdf

会议操作手册 第一章 总 则 1、为进一步规范会议组织程序，明晰会务工作流程，按照 公司《会议工作管理规定》，特制定本手册。 2 、本手册适用于公司属各单位、各部门。 第二章 会议准备 1、会议审定。公司级综合性会议由公司主要领导审定，其 他会议由公司分管领导审定。 综合性会议的主责单位应填写 《综 合性会议审批单》，提请公司主要领导审定，请示内容包括：会 议时间、地点、名称、会序、出席领导、参会人员范围及人数、 会场标语内容、会议费用、表彰人员及费用、领导讲话起草、宣 传方案等事宜。 2 、会议指南。综合性会议原则上应制发会议指南，内容包 括会议须知、会议日程、出席人员名单、会议分组、座位安排、 乘车及就餐安排、住宿安排、会场平面图、 HSE 须知、工作人员 联系方式等。 3 、会议材料。由会议主责单位负责印制，原则上一律采用 普通纸张黑白印刷，按会议要求发至与会人员手中或摆放至会 场，并符合必威体育官网网址要求。 4 、会场布置。 （1）会议氛围营造。 综合性会议：会场内可布置会标、徽 - 1 - 标，悬挂旗帜，主席台上可围挂旗帜，不得摆放花卉植物；原则 上不作场外布置。 其他会议：会场内可用多媒体形式布置会标 （如 有投影设备），不得摆放花卉植物，不作场外布置。 （2 ）物品配备。 会议不配发资料袋、记录本和笔。会议瓶 装纯净水配备，由会议主责单位填报《用水审批单》 （在行政事 务中心主页政务服务栏目下） ，提前到行政事务中心领取并摆放 至会场（ 80 人以上的大型会议或 5 箱以上用量，由主责单位持领 用单到纯净水厂自行领取）。 （3 ）主席台。 会议主责单位负责摆放领导名签和会序、主 持词、领导讲话、表彰通报等会议材料；行政事务中心负责摆放 湿巾、纸巾、水杯、茶杯；会议室管理部门负责会场桌椅布置及 摆放麦克， 原则上主席台前排每位领导均配备麦克， 如确实不具 备条件则为发言领导配备。主席台座位安排：依次为左右排列， 主席台座位要满座安排，不可空缺。 （4 ）发言席。 发言席原则上设在主席台右侧方，并配备麦 克。 （5 ）领导休息室及茶歇。 公司领导班子集体出席的会议， 主责单位应准备领导休息室， 要求卫生整洁， 配备纯净水、 茶水。 （6 ）会议室环境及设施。 会议室应保证卫生整洁，灯光、 音响、空调系统完好备用，噪声在 40dB 以下。大型会议召开前， 会议室管理部门要提前组织相关单位 （部门）检查会议室内部设 施以及供电系统、安全疏散通道的完好情况。 5 、信息沟通。会议主责单位应填写《大庆炼化公司会议执 - 2 - 行卡》，由单位领导签字确认后送至相关单位，便于协调相关单 位（部门）共同做好会务工作。 第三章 会议组织 1、签到入场。 会议主责单位负责签到工作、 会议资料发放， 引导参会人员进入会场就座。 2 、安全保卫。综合性会议应制定治安保卫应急预案，各类 会议均应制定 HSE 预案， 会议现场应有紧急疏散路