会议策划与组织4.pptxVIP

项目四 会议善后工作;课程内容;【案例导入】;周秘书到了哪些？哪些工作没做好？ 整理会议记录的前提是什么？ 怎样才能写好会议纪要？会议纪要什么时候适合发给代表们？ 会议评估包括哪些内容？怎样才能做好会议评估工作？ 会议善后工作包括哪些内容？;一、引导与会者安全退场 二、离会服务工作 三、会场清理与会费结算 ;一、引导与会者安全退场;（二）引导车辆驶离 会前做好车辆泊位安排 提前划分好停车区 领导专车先行 ;8;9;（二）会费结算 一是会务人员和宾馆酒店结算会议开支费用； 二是会务组和单位财务部门的结算。 ;任务二 会议文件的收集、整理与归档;1.在这个案例中，联欢会方案草稿是否为涉密文件？为什么？如果不是涉密文件，为什么还需要在会后收回？ 2.如果在会后要收回讨论过的方案草稿，应注意哪些方面？;一、会议文件的清退 会议会见的清退指会议接受后，对一些内部文件、机密文件、重要文件按照“文件清退单”或“文件清退目录”及时清退回收的工作。 一般来说，机密文件要在会议结束前收回，不允许与会者带出会场；其他重要文件要在规定的时间内清退。;二、会议文件的收集 （一）会议文件的收集要求 （1）确定好会议文件的收集范围。 （2）必威体育官网网址文件要按照会议文件资料清退目录和发文登记薄逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝必威体育官网网址文件清退的死角。 （3）收集工作要及时，确保文件资料在与会人员离开之前全部收齐。 （4）收集过程注意必威体育官网网址。 （5）文件手机要履行严格的登记手续，认真检查文件资料的缺件、缺页等缺损情况，以便及时采取措施进行弥补。;（二）会议文件的收集范围 （1）会前准备并分发的文件，包括指导性文件、审议表决文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。 （2）会议期间产生的文件，包括决议、决定、议案、提案、会议记录、会议简报、参考说明文件、会务管理文件。 （3）会后产生的文件，包括会议纪要、传达纲领、会议新闻报道、论文集。;（三）会议文件的收集渠道 （1）向全体与会人员收集文件。 （2）向会议领导人、召集人和发言人收集文件。 （3）??会议有关工作人员收集文件，如会议记录人、文书的起草人。;三、会议文件的整理 （一）整理会议记录 1、文字记录整理 （1）会议记录人亲自整理 （2）会议整理人要熟悉有关方针政策，具有相应的思想理论水平和较强的理解能力。 （3）补正过之或不足之处。 （4）修正用词和语法错误。;三、会议文件的整理 （一）整理会议记录 2、会议录音整理 （1）删除 （2）补充 （3）更正 （4）送审 （5）整理录音的技术问题;（二）印发会议纪要 1、会议纪要的概念和类型 会议纪要，是记载、传达会议情况和议定事项的总结性公文。它是根据会议中产生的会议记录等会议原始材料提炼综合而成的。 ;;; ;23;;（三）发布会议消息、印发会议简报 1、发布会议消息 大型会议信息的发布 （初期、会中、会后） 小型会议消息的发布 ;;27;2、印发会议简报 大中型会议一般都要编写会议简报 会议简报也由报头、报核、报尾三部分组成。 ;;四、会议文件汇编;五、会议文件的整理归档;32;33;一、会议精神的传达 （一）传达要求 （二）传达方式 （三）传达注意事项 内容与程度 范围与层次;二、会议精神的落实 （一）对会议决定事项进行催办 发文催办 电话催办 派人催办;（二）会议决办事项落实情况反馈 建立决办事项落实情况反馈汇报制度 建立会议决办事项落实情况通报制度 会议精神落实情况反馈的要求 会议精神落实情况反馈的内容 ;（三）会议决办事项的具体实施 明确责任分工 搞好沟通合作 实施监控管理 施行效益考核;38;任务四 会议评估与总结;(二)会议评估的参与者;(三)会议评估的内容;42;;44;(四)会议评估的方法 1、调查问卷 调查问卷是最常用的会议评估的有效方法。调查问卷可以通过以下几种方式进行： （1）现场手工填写 （2）现场电脑填写 （3）会后电脑填写 ;2、面谈 会议结束时邀请部分调查对象集中或分别面谈，征求他们对会议的意见和评价。这种方法只能对会议进行定性评估。 三、电话调查 四、现场观察 五、述职报告;（五）会议评估时机 对一个事件评估的最佳电动机是在该事件刚刚结束的时候。 小型会议，会议工作全部结束时进行会议评估 大型会议的评估可以分阶段、分活动进行;（六）会议评估表的设计 表格的设计可以分两部分进行： 一部分是会议整体评估表，如会议情况反馈表、会议效果分析表。 一部分是会议服务者个人（环节）评估表，如主持人的表现评估表、工作人员的表现评估表等。;二、会务工作总结 会务总结的目的是分析会议组织过程中的经验和教训，对有些工作出色的组织和个人进行表彰，总结的结果可以为今后的会务工作提供参考依据。 会议总结主要考虑以下方面： （1）会议召开是否必要，所