外校接待方案.pdfVIP

大活工作部 外 校 接 待 方 案 策划者：谌月 前言 1 武汉纺织大学大活工作部是校团委领导下的一个优秀的服务型组织， 下设技术部、秘书部、活动部、外联部、宣传部五个部门，负责活动 场地审批管理及为各校级组织和二级学院的大型活动提供舞台、灯光、 音响等舞台支持。为丰富高校间学生组织的建设经验和知识，大活工 作部非常欢迎其他高校中职能类似的学生组织莅临本校进行交流和 学习，研讨学生团体的发展规划和双方的交流和合作，从而加强与外 校之间的沟通联系并取得共同的进步。 为了认真做好接待工作，有序安排好外校组织考察交流期间的行程， 增强考察交流效果，特制订如下接待方案。 一、活动目的 1.加强和外校之间的沟通与联系，寻求进一步的合作。 2.共同交流学习，相互取长补短，从而共赢推进各自组织的创新和发 展。 3.拓宽视野，了解并接受更多的信息，为组织的革新奠定基础并及时 发现现阶段组织发展中存在的问题。 4.发掘本组织的特色，在突出强化特色的同时探寻更多的发展面。 二、活动主题 每个学校都有各自的特色，每个学生组织都有自己的优势和劣势，为 加强各高校之间的联系，可通过此次跨校交流使双方组织发现自己存 在的问题以及与众不同的特色，从而扬长避短，共同取得更好的进步 与发展。 三、活动对象 2 武汉其他高校中与本组织职能类似的学生组织。 四、活动地点 校园各景，大学生活动中心演播厅、调音室、值班室。 五、活动具体流程 ——前期准备 1.购买邀请函，填写并恭送邀请函。 2.交换彼此组织的必威体育精装版资料，加强对对方的了解。 3.确定具体来访信息。掌握来访目的、时间、时长、地点、人数、人 员名单、具体要求等，提前一天将相关信息及时、有效传递给接待协 助部门，同时通知参与接待人员。 4.宣传部及时在微博、微信等网络平台上进行前期宣传报道等事宜。 5. 提前准备好调音室及大活演播厅，做好卫生清理及布置工作。各部 门相关人员准备好介绍及解说的方案。 6.准备好交流中需要使用到的纸质及电子档资料、照片等。 7.确定相关接待人员迎接、陪同、送行。 8.根据需要安排用餐，用餐标准和费用视具体情况确定。 ——活动当日 1.与外校联系确定到达的时间，提前在校门口等待。 2.双方会晤，进行自我介绍，相互熟悉。 3.带领外校组织交流人员参观校园并至大学生活动中心（或者提前订 好小青蛙）。 3 4.带领外校组织交流人员至值班室，向其展示值班地点，介绍活动申 请流程及注意事项，并展示活动申请表、回执单。 5.带领外校组织交流人员至调音室，为其介绍本组织相关信息以及各 部门的职能，向其展示调音台、LED 屏等设备及相关软件的使用， 并分享交流举办内、外场活动的经验，同时拍摄交流时的照片，宣传 部及时于网络平台发布活动动态。 6.带领外校组织交流人员至大活演播厅，为其介绍演播厅的构造，以 及幕布、灯光、追光等设备的使用，同时开启音响、灯光等舞台效果， 让交流人员可以亲身体验活动现场的氛围。 7.与外校组织交流下设部门的职能以及发展方向，各部门部长交流部 门经验，在发展特色部门的同时紧抓其他部门，做到各部共同发展。 8.于演播厅合影留恋。 9.组织安排外校交流人员共同用餐。 10.交流结束，相关人员将外校组织送至校门口。 ——活动后期 1.联系对方组织负责人，确定外校组织已安全抵达学校。 2.清理场地，整理并总结相关经验。 3. 了解外校组织对此次交流的感受和建议，做好工作总结。 4.宣传部在微信、微博等网络平台上发布此次交流活动的相关图片及 信息。 5.根据此次活动所总结的经验及问题，向各部门开会进行说明，并布 置各自的发展改进的任务。 4 6.与交流的外校进行后续联系，保持良好的关系。 六、具体分工 主席团：进行引领带队并分配相关任务（一男一女）。 外联部：联系外校组织，确定交流的相关事项（到达时间、交流人员、 人员人数、交流内容等