固定资产及办公用品采购管理办法.docxVIP

固定资产和办公用品采购管理办法 为加强固定资产和办公用品采购的计划管理， 规范采购工作，降低办公成本， 提高资产使用效率，保障公司经营活动所需物料的正常供应，特制定本办法。 固定资产及办公用品的采购应本着“性能价格比最优”的原则进行。 一、 办公用品供应商的确定 办公用品按大类分为日常办公用品（包括耗材） 、复印纸、计算机配件、绿 植租摆、饮用水 5 类。 每年【】月底之前，应通过招标程序，每大类确定 2 家供应商，作为当年 度指定供应商。参加投标的供应商每大类应不少于三家， 招标工作由行政部牵头，组成由部门总监和总经理组成的评议小组， 经评议确定中标供应商， 并由部门总监和总经理签字确认。中标供应商名称、地址、联系人、电话、银行开户行和账号信息财务部备案，作为财务部支付款项的依据。 每次确定的供货商有效期原则上为一年。期满后由评议小组就供货商的供 货和服务情况做出评议， 评议合格的继续留用； 不合格的， 则按照上述确定的招标程序重新确定。非经评议程序，不得随意更换供货商。 二、办公用品的采购 行政部负责日常办公用品的采购，并应从当年度确定的供应商处进行。采 购人员应对纸张、 耗品等产品的价格进行长期跟踪， 每次采购应从报价最优的供 应商处进行。 每次采购应有办公用品数量和价格清单，采购到货后，应由库管人员在入 库单上签字确认， 且采购人员和库管人员应由不同的人员担任。 库管人员应建立办公用品领用登记表，登记办公用品的入库、领用和结存情况。 三、固定资产的采购 固定资产的采购应做到分次询价，且每次询价应针对同一型号的产品取得 二至三家供货商的报价单。 采购人员在采购时应将供货商的资料， 包括供货商的名称、地址、电话、产品规格型号、报价、保修条件等信息连同采购负责人的意见报给部门总监和总经理，由部门总监和总经理签字确认。 需求人进行询价，并填写 《询价记录表》 审批 通过 需求人提交《采购申请 表》 审批 通过 正式采 购 入库： 申购人和采购员共同当面验货，包括检验产品外包装，产品外观，性能，产品说明书等证件是否齐全，发票是否符合我司财务报销要求  1、要求至少取得二家供应商的报价； 2、由部门总监和总经理签字，确认供 应商及价格 由部门总监、 总经理先后顺序审批签 字 采购部采购 仓管员核对并开具《入库单》 ；如仓 管员核对发现不合格， 由申购人通知 采购员，要求供应商退换货或补货 四、办公用品和固定资产的保管 办公用品由行政部管理，由指定的库管人员建立办公用品明细台账，详细 记录办公用品的入库、领用、结存情况，领用办公用品由领用人签字，耐用办公 用品，如打孔器、计算器等除新入所人员外，限于以旧换新。每季度、年度应部 门对办公用品领用情况进行汇总， 对超常规领用情况， 要报告行政主管及相关部 门主管。 IT 设备由 IT 部门登记造册，设立 IT 设备台账，详细记录 IT 设备的型号、 规格、购置日期、数量、单价、使用人、存放地点等信息。每年度由 IT 部门和 财务部门共同对 IT 设备进行清查盘点，并制作盘点表，如和财务记录核对，如 有差异，需做出说明。 固定资产，如办公家具等，由行政部负责实物管理，建立办公家具和办公 设备台账，详细记录办公家具和办公设备的规格、购置日期、数量、单价、使用 人、存放地点等信息。 会计年度结束， 由财务部和行政部对办公家具及办公设备 进行清查、盘点，并制作盘点表。盘点表应和财务记录及台账核对，如有差异， 应做出说明并及时处理。 附表：《采购申请表》 《询价记录表》 《入库单》