文书与档案管理3.pptVIP

第三章 文书的整理归档 第一节 文书整理归档的原则和要求 第二节 文书整理归档的范围和方法 第三节 非纸质文件的整理归档 技能训练 学习目标 掌握无需归档的文件材料的范围 掌握文书的整理的原则 掌握文书整理的方法 掌握文书整理归档的步骤 第一节 文书整理归档的原则和要求 一、办毕文件的处置 二、文书整理归档的含义 三、文书整理归档的原则和要求 一、办毕文件的处置 办毕文件是指公文形成过程中产生的过程稿件和 完成公文处理程序的正式公文。根据文书的现实 效用和日后的利用价值，可将已经办理完毕的文 书分成两大类，一类是没有查考利用作用，不具 有保存价值的文书，这其中有一部分在短期内有 一定利用价值，是需要暂时保存的；另一类则是 具备保存价值、需要整理归档并长时间保存的文 书。不同的价值和作用决定了对这两类文书要采 取不同的处置方法。 （一）无需归档保存的文书 1.无需归档的文件材料的范围 （1）本机关的重份文件。 （2）无查考利用价值的事务性、临时性文件。 （3）机关内部互相抄送的一般性文件或外机关抄送本机关的参考性文件。 （4）外出参加会议带回的无保留价值的文件材料。 （5）一般公文的草稿、校样和其它已使用过的会议讨论稿、征求意见稿等。 （6）一般性的人民来信来访记录。 （7）无留存价值的信封。 （8）失去存留价值的统计报表、登记簿册、简报等。 （9）不销毁就会失密或泄密并可造成严重损失的各种文件材料。 ２.处置方法 对以上这些无需归档保存的文件材料的处理方式是及时将 其销毁 ，这些文件也称销毁文件。 文件的销毁方式由文件载体的不同而有所不同。对于纸质 载体文件，可以采用利用销毁机具（如碎纸机）、送造纸 厂制作纸浆和用火焚毁等方式进行处理；电子文件的销毁 则非常容易，只需利用计算机操作系统进行删除操作即可， 但要注意是否是永久删除，对于已存储在磁盘或光盘上的 只读电子文件，也应对载体进行毁坏性（如粉碎等）的破 坏，才能将文件彻底销毁。 （二）暂存文件 暂存文件是指目前较频繁利用，但无需长 久保存、无需归档的一类文件。 （三）归档文件 机关单位在社会生活中形成的文件，除因 没有查考利用价值而无需归档保存外，还 有相当一部分是有价值的，他们会在办理 完毕之后的一定时期内对本机关或社会有 用，因此，必须对这部分文件进行保存。 二、文书整理归档 文书的整理和归档是文书工作的两个联系 紧密的工作环节，整理是归档的基础，归 档是整理的目的所在，文书的整理归档也 是文书处理程序的最后环节。 三、文书整理归档的原则和要求 （一）整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有 机联系，区分不同价值，便于保管和利用 （二）文书整理的质量要求 齐全完整 符合档案保护的要求 第二节 文书整理归档的范围和方法 一、文书整理归档的范围 二、文书整理的一般方法 三、文书整理的具体方法和步骤 四、整理文件的归档 一、文书整理归档的范围 （一）上级机关发来的与本机关主管业务有关的指示性、指导性、必须贯彻执行的文件和需要参照办理的文件材料。 （二）反映本机关主要职能活动、业务活动，以及反映本机关基本情况的对本机关或社会具有查考利用价值的文件材料。 （三）下级机关向本机关报送的政策性、请示性或反映重要活动和全面情况的文件材料。 （四）与本机关进行业务往来的文件材料，如协议、合同等。 （五）对本机关有参考价值的外出带回的一些重要会议材料等。 二、文书整理的一般方法 （一）分类方法 归档文件可以采用年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年 度—机构（问题）等方法进行分类。 （二）分类方案 现行机关在进行文书整理时，应首先根据《归档文件整理规则》确 定的分类方法，结合本单位的内部组织机构、业务活动、职能范围 及文书数量等情况，编制本单位全部文件的分类方案，然后依据此 分类方案进行下一步的整理工作。分类方案作为文书整理前预先编 制的分类指南，一旦确立，就应具有相对的连续性、稳定性和客观 性。如果单位已有分类方案，单位的基本情况没有变化或变化不大， 则应按原有方案进行分类整理；如果是新组建单位且没有文书分类 方案，则应根据实际情况先订立文书分类方案，并以文字形式固定 下来,以保证该分类方案的稳定性。 三、文书整理的具体方法和步骤 按照《归档文件整理规则》，文书整理可 分为装订、分类、排列、编号、编目、装 盒等六个步骤，每一步骤都有具体规范的 操作方法。 四、整理文件的归档 对文书进行归档时要注意以下几个问题： （一）注意归档时间 （二）要认真履行移交手续 （三）区别不同情况 第三节 非纸质文件的整理归档 一、声像文件的整理归档 二、电子文件的整