2020年新版合同管理流程.docxVIP

合同管理体系文件 编号：ZC04 版号： 页码：第 页共 页 合同管理体系文件 编号：ZC04 版号： 页码：第 页共 页 目的 规范公司的合同管理，规范公司合作资源履约管理，保障公司经营活动的顺利开展，同时以法 律手段保护公司的合法权益，使合同的订立、履行、保管有章可依。 术语 合同的分类定义如下； 2.1.1工程类合同：完成工程实体所需订立的合同。 2.1.2技术服务类合同：完成工程实体所需的专项技术服务合同，比如勘察、设计、幕墙等合同。 2.1.3招商营销顾问类合同：项目开发过程中签订的市场调研、定位策划、广告制作、招商服务、 广告设计、媒体、营销现场包装、印刷品、销售代理等合同。 2.1.4工程专业管线配套类合同：水、电、燃气、电信、有线电视、路灯、三方通话等合同。 2.1.5客服类合同：运营开办物资采购、设备维护、物业管理等合同。 2.1.6财务类合同：抵押贷款等合同。 2.1.7其他类合同：经营类、行政类等其他相关合同等。 合同的全过程管理：在合同依据、资信调查、文本选择、合同会签及审批、文本审核、合同 编号、合同签署、合同盖章、合同履行、合同终结、合同台帐和报表、合同检查等控制点作 风险监控管理。 合同履行跟踪责任部门：指负责合同条款的全面履行及合同履约过程中的问题反馈及证据保 全的部门。 适用范围 适用于地产平台对外的各类经济合同。 主要程序 标准化合同文本的编制 集团目前推行合同版本，为豫商置业原使用合同标准版本。因豫商置业所属项目与海游集团 项目差异较大。集团将在条件成熟时，再行商议推行公司标准化合同文件。 中标审批及中标通知书发放 详招标管理体系文件 合同谈判 4.3.1合同谈判不得实质性修改中标结论。 4.3.2合同谈判过程应由招标责任部门、招采部、成本部、合同监管执行部门参加。 合同审批 441 442 4.4.3 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.5.5 4.5.6 4.5.7 4.6 4.6.1 4.6.2 4.7 4.7.1 4.7.2 4.8 4.8.1 合同管理体系文件 编号：ZC04 版号： 页码：第 页共 页 合同谈判完毕，双方达成一致，最终版合同进行报审。合同审批表格式详附件 1《合同审批 表》。 合同审批过程中的审批意见，招标责任部门应负责与公司内部以及合同主体对方进行协调沟 通，并最终达成合同一致。最终修正版本合同在各相关意见人签署同意意见后，继续流转审 批。直至最终完成合同审批。 合同审批通过后，最终审批件应归口到用印部门。 合同签署 合同文本应由我方装订。不得发放合同最终文本电子版给合同主体对方，由对方装订相关合 同文本。 装订完成的合同文本，应由合同主体对方先行进行责任主体签署。合同内容在一页以上的， 应加盖骑缝章。 合同主体对方提供盖章版合同后，招标责任部门应对合同文本进行核对。核对好的合同申报 用印程序。 用印部门应核对最终审批件与合同文件文字上的差异，核对无误方可用印。用印完毕后，合 同审批表及终批版合同文本， 以及我司责任主体签章及骑缝章的合同文本， 转招标责任部门。 合同审批部门负责合同审批表的保存。 招标责任部门负责合同对内对外的发放。应办理发放签收，格式详附件 2:《合同文件签收记 录表》。 招标责任部门应及时进行合同台账登记管理。 合同履行和监督 招标责任部门负责组织进行合同的交底。交底应办理合同交底记录，详附件 3:《合同交底记 录》。 合同交底结束后，合同管理由合同管理执行部门负责监管执行。 补充协议 合同金额变更大于合同价款 30%以上，或总金额大于人民币 30万元的，均需办理合同补充 协议。 合同补充协议办理流程同合同审批流程。 合同归档、合同保管 合同归档 1）合同归档执行二级保管原则。 即:除最高一级公司外， 执行签约主体公司及上级公司二 级备份归档。各级公司档案室、财务部门、成本部使用合同原件（有正副本的，正本归 合同管理体系文件 编号：ZC04 版号： 页码：第 页共 页 档案室），其他部门使用PDF电子扫描版。 2）合同归口部门应建立本部门经办的合同台帐。 482合同分类编号规则（参考） 1） 合同编码采用先公司后部门的原则。 举例说明： 公司三级架构，为海游集团（简码 HYJF,下属二级公司酒店公司（简码 JDGS,酒店 公司下属三级公司杭州安吉项目公司（简码 AJXM。公司之后，编码采用招标责任部门 名称，比如安吉项目招采部主办的招标合同（简码 ZCE）,然后是顺序码，比如安吉项 目招采部主办的第 006号顺序码的桩基础施工合同（简码 006）。 则最终合同编码为：HYJT-JDGS-AJXM-ZCB-006号合同。 2） 如涉及分期开发，则在项目公司级增加编码。比如安吉项目公司二期，编码为 HYJT-JDG