外贸工作中的沟通技巧.pdfVIP

外贸工作其实是一个很考验人的工作，需要有很好的外贸沟通技巧来促 成最终的成功。 　　秘诀一 做个周到的主人 　　如果沟通是在你的公司进行，除了应向沟通对手提供舒适的场所以 外，更应该尽量配合对手，向他提供有助于沟通进行的服务与设备。例 如，大大方方地告诉他“ You can use our office equipment if necessary.”(如果必要的话，您可以使用我们的办公室设备。)协助对手 对沟通内容做正确的衡量，其结果可能也是对己方极为有利的。 　　秘诀二 询问对方的意见 　　每个人都希望自己的意见受到重视。当你和他人进行沟通时，除了 说出自己的想法以外，随时可加上一句“What is your opinion?”(你的意见 是?)或“ Id like to hear your ideas about the problem.”(我想听听你对这个问 题的看法。)不但让对方感觉受到重视，更能使你们因思想的交流而逐 渐达成协议。 　　秘诀三 向沟通对手表示善意与欢迎 　　如果沟通是由你发起，提供对手一切的方便，能使沟通一开始便在 友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的，你热心 地告知他：“I will arrange everything. (我会安排一切。)不但表现出你的 诚意，也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下，专心与你进行沟通。 　　秘诀四 妥善安排会面的约定 　　当你计划到海外出差，顺道拜访客户时，必须先以书信通知对方。 出国以前再以Telex或电话向对方确认访问的日期和目的。如果是临时 决定的拜访，也要通过对方的秘书安排，告诉她：Id like to make an appointment with Mr.Lee.(我想和李先生约见一次。)让对方对你的造访 有所准备，才会有心情和你洽谈。 　　秘诀五 沟通进行中应避免干扰 　　如果沟通的地点是在你的公司，那么请叮咛你的部属，勿在沟通过 程中做不必要的干扰。因为过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱。 　　秘诀六 遵守礼仪 　　沟通时，仍然要遵守一般奉行的礼仪和保持良好的仪态，这样可以 增加人们对你的好感，提高你的沟通效率。此外，坐姿不良，在对手讲 话时左顾右盼，都足以使人对体产生不良的印象，而减低与你洽谈的兴 致。 　　秘诀七 适时承认自己的过失 　　如果你明显地犯了错，并且对别人造成或大或小的伤害，一句充满 歉意的“Im sorry. Its my fault.(对不起，是我的错。)通常能够获得对方 的原谅。就算他实在很懊恼，至少也能稍微缓和一下情绪。做无谓的辩 解，只能火上加油，扩大事端。 　　秘诀八 抱怨不是无理取闹 　　以激愤的语气向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使结果适得 其反。服务员上错了菜，旅馆女服务员忘了整理你的房间，送来的货物 根本不是你订单上所指明的东西等情况，着实令人懊恼。但是生气并不 能解决问题，不如心平气和而语气坚定地告诉对方 I have a complaint to make.”(我有怨言。)然后告诉他所发生的事。 　　秘诀九 资料须充实完备 　　具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说 We have a pamphlet in English.(我们有英文的小册子。)或 Please take this as a sample(请将这个拿去当样品。)时，一定会兴趣大增，进而问你许多和 产品有关的问题。如果你平时资料搜集得全面，便能有问必答。这在商 务沟通上是非常有利的。 　　秘诀十 缓和紧张的气氛 　　当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时，做无意义的僵持是无法 获得令人满意的结果的。如果能在不打断对方的情形下提出“How about a break?”(休息一下如何?)对方必能欣然接受，紧张的气氛也立刻得以经 解。当你们再回到会议桌时，也能以清晰的思路继续沟通。 　　秘诀十一 清楚地说出自己的想法与决定 　　如果在沟通场合中，你无法详实地说出心中的意念，不仅会使对方 听得满头雾水，说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解，而失 去和你沟通的兴致。试想假如你在向警察描述车祸的发生时，不能提醒 他“Ihad theright-of-way.(我有优先行驶权。)或没告诉他“ I think I should call a lawyer.(我想我该叫个律师。)你也许因此而吃了大亏。还有很多 情况是特别需要提供详实资料的，例如：向医生叙述你的病痛，告诉理