海南医学院学生档案管理工作规范.doc

6 - 1 - 附件 海南医学院学生档案管理工作规范（暂行） 为了加强本校学生档案科学化、规范化管理水平，积累学生在校期间各类有价值档案材料，切实保障学生利益，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《干部档案工作条例》及《流动人员人事档案暂行规定》，结合本校实际，特制定本规范。 一、学生档案管理工作的基本原则 （一）本规范所称的学生档案是指我校培养的学历教育学生的档案，包括普招本科生、普招专科生、成教生和留学生的个人档案，内容包括学生在校就读期间形成的，反映学生学习、生活、实践等各方面的材料。 （二）学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。对所收集的材料，一定要做到材料齐全，内容真实，签署完备。 （三）按照集中统一管理档案的原则，我校学生档案由学校档案馆集中统一管理，档案馆设立学生档案室，由学生档案室专门对学生档案进行统筹管理。 （四）各个学院及有关部门应把学生档案的积累和收集纳入职责规范，并设置兼职档案员，协同学生档案管理室做好学生档案材料的收集、整理工作。 （五）档案工作人员应开拓创新，积极进取，努力实现学生档案工作的现代化管理，提高管理效率。 二、学生档案的收集、归档 （一）各类学生档案的归档范围： 1.普通本科生、专科生档案的归档范围： （1）新生入学材料：中学毕业生登记表、普通高等学校招生报名登记表、普通高等学校招生体格检查表、政治思想品德考察表。 （2）学籍材料：学籍卡，休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等学籍变更证明材料。 （3）学习材料：主修、选修、辅修的各科成绩单。 （4）鉴定类材料：学年鉴定表。 （5）毕业材料：毕业生登记表、就业报到证（副联）、本科生的学位材料。 （6）组织材料：学生在校期间参加中国共产党、共青团及民主党派的材料，主要是正式党员、团员的入党志愿书和入团志愿书（入党申请书、思想汇报和考察材料等入组织关系，不入学生档案）。 （7）奖励材料：学生在校期间获得的省部级、校级表彰奖励活动中形成的各种表彰材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生、优秀毕业生、专项奖学金等获奖证书复印件）。 （8）处分材料：学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）及个人检查交代材料。 （9）实践材料：毕业实习鉴定。 （10）健康材料：学生体检表。 （11）其它有价值的材料。 2.成教生档案的归档范围： （1）成招录取信息表。 （2）入学登记卡。 （3）毕业实习鉴定表。 （4）毕业生登记表。 （5）成绩单。 （6）其它有价值的材料。 3.留学生档案的归档范围： （1）外国留学人员来华签证申请表。 （2）录取通知书。 （3）学籍卡（或入学登记表）。 （4）处分材料。 （5）获奖材料。 （6）实习手册。 （7）毕业证书的复印件。 （8）体检表。 （二）学生档案的归档时间与要求 1.各有关部门、各院系应注意妥善积累学生档案材料，为归档工作打好基础。 2.新生入学档案在新生入学后，学生档案在学校相关部门的，由相关部门移交到档案馆；由学生自带的，由辅导员收齐后移交到档案馆。 3.学籍卡在开学后第一个学期结束前由各院系移交档案馆。学籍异动材料在办理完毕后及时归档。 4.成绩单、毕业实习鉴定、毕业登记表、就业报到证（副联）等毕业材料由各院系组织各班在学生毕业前2个月内移交档案馆。 5.学年鉴定表、组织材料、奖励材料分别由各院系，处分材料由院办在办理完毕后一个月内移交到档案馆。 6.归档的档案材料必须完整、真实，为办理完毕的正式文件材料。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签名。 7.凡属手写的归档材料一律使用碳素墨水钢笔、签字笔或毛笔书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写。不允许涂改、贴补及进行任何技术处理。 8.归档的材料按院系、班级分类，同一班级的学生按学号排序。 9.归档手续必须完备。各个交接环节必须严格登记，做到责任分明，查找有据。 10.涉及学生成绩、奖励、处分等重要内容需要更改的，在更改处签上经办人的姓名并盖公章。 11.留学生档案入综合档案室的外事类档案。 12.成教生档案仍由高职院兼职档案员负责管理，档案馆提供业务指导和监督。 三、学生档案的整理与保护 （一）档案排列。学生档案按年级（即入学年份）排列，同一年级内按院系排列，同一院系按专业班级排列，同一班级按学号大小排序。 （二）学生档案应编号，学生档案号即为学校统一编制的学号。 （三）学生档案规定一人一档，同一学生的档案不能分散，不同学生的档案不能混淆，杜绝档案装错现象。档案袋内的材料按时间的先后顺序装入，并在档案袋的材料目次上注明材料内容。 （四）档案整理须做好电子版目录索引，便于快速查找。 （五）