秘书四级考试重点.docVIP

1 - 第一章 会议管理 第一节 会前筹备 拟定会议议程、日程 如何制定会议议程 （1）明确目标和参加者 （2）安排各议程事项的时间 a.会议长短以2小时内，效率最佳； b.对待报告长的，建议用书面报告； c.口头报告的需涉及重要项目的或需要集体讨论的事情 d.（敏感话题）把重要的事项安排在开头；把涉及秘密事项安排最后 e.（编排议程的原则）按议案的轻重缓急编排处理先后次序；预估所需的处理时间 （3）确定每一项议程 （4）决定会议讨论形式 a.典型的会议形式：自由讨论、持续时间长、难于有结果 b.头脑风暴式 c.团队列名法 d.小型团队 （5）决定会议决策方式 如何编制会议日程 制定议程表要注意公司有无对相关会议议程顺序的明确规定 明确会议活动人员、时间、地点 宣布议程 同类性质的问题集中 必威体育官网网址性强的议题，放在后面 3、处理会议临时动议的方法 A 一般情况下不应搞临时动议 B 需要研究临时动议，先与会议主要负责人及时沟通，不能上会时要认真沟通 C 确定要临时动议，要与相关人士解释清楚，节约时间，提高效率 二、会议地点的选择 1.会议地点的选择要求 = 1 \* GB3 ① 交通便利 = 2 \* GB3 ② 会场的大小应与会议规模相符 = 3 \* GB3 ③ 场地要有良好的设备配置 = 4 \* GB3 ④ 场地应不受外地干扰 = 5 \* GB3 ⑤ 考虑有无停车场 = 6 \* GB3 ⑥ 成本合理 2.选择会议地点的步骤 明确会议目的与形态 了解实质上的需求，与会者的期望 列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地 对会议地点进行确认 签订书面合同 三、布置会场和安排座次 主席台的座次和场内座次安排 依职务的高低和选举 设主席台，体现庄重气氛和有利于会议主持者主持会议（座谈会和日常会议不设） 会议主持人或会议主席位置应远离入口处和正对门，避免同与会人员背向 会议整体布局要求 （1）庄重、美观、舒适 （2）整体格局要创造出和谐气氛 （3）大型会议要保证一个绝对中心，突出主持人和发言人（多采用半圆和大小方形） （4）小型会场要注意集中和方便 四、发布会议信息的工作程序 1.传递会议通知信息 2.分发传递会议文件 3.沟通传递会议有关情况 第二节 会中服务 安排会议值班 安排会议值班工作的内容 = 1 \* GB3 ①值班电话记录 = 2 \* GB3 ②值班接待记录 = 3 \* GB3 ③值班日记 = 4 \* GB3 ④做好信息传递 会议值班意义：沟通上线、联系内外、协调左右 安排会议值班的工作程序 制定值班工作制度：信息处理制度、岗位责任制度、交接班制度 明确值班工作任务：传递信息、出入控制、坚守岗位、监督服务人员、协调矛盾 编制会议值班表：时间、地点、负责人或带班人姓名、工作内容等 如何妥善处理新闻媒体的负面报道 1.快速作出反应 2.联合或聘请专业公关公司处理危机 3.负责人出面 4.不要推测未知事实 5.不要隐瞒真相 6.为媒体采访敞开大门 7.统一口径，一个声音说话 8.频繁沟通 做好会议记录工作和简报工作 会议记录的准备： 准备足够的笔、纸、录音机、议程表、相关资料 开会前提前到达会场，安排做会议记录的地方 做与会人员座位图，便于识别发言者 参阅其他会议记录 会议记录内容 （1）会议类型、时间、日期、地点 （2）与会者姓名 （3）缺席者请假条 （4）宣读上次会议记录 （5）会议记录中产生的问题 （6）通讯情况 （7）一般事务、其他事务 （8）下次会议日期、主席签名。 会议记录要求：速度要求、真实性（准确、清楚、完整、突出重点）、资料性 会议简报要求：真实准确、短小精悍、快（质量的体现）、生动活泼。 四、 收集会议信息的要求：齐全、及时、准确、有效 五、 反馈会议信息：准确、及时、到位。 第三节 会后落实 会议文件资料的收集整理 1.要求 确定会议文件资料的收集范围 收集要及时 选择收集渠道 履行严格的登记手续 收集过程中注意必威体育官网网址 2.内容：会前准备并分发的文件（宣传交流性文件）、会议期间产生的文件（决定）、会后产生的文件（会议纪要） 3.会议文件归档的意义 保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用 保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程 保护会议文件的完整与安全 保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础 会议纪要的内容和要求 内容：会议情况简述、对会议主要精神阐发 要求：实事求是，忠于会议精神；内容集中概括；有条理，眉目清楚 会议经费的结算方法 通知与会人员结算地点 清点费用支出发票 核实发票 填写报销单，贴上发票 领导签字 到财务部报销 与相关人员结清费用 跟踪反馈落实会议精神 会议决定事项催