物业管理客服部规章制度.docVIP

PAGE 6 客户服务部管理制度 一、客服部考勤管理制度及规定 1、客服部安排专人负责员工的考勤。 2、考勤员应严格遵守公司的考勤制度，并按照公司的规定执行考勤工作。 3、考勤员应于每月底将本部门的考勤情况报行政部。 4、制定下一个月的排班表，并复印给相关部门，在岗人员需人手一份。 5、排好的班次不可随意改变或更换，如需要调整班次，需提前报告上级主管批准。如遇特殊情况而无法上岗，需提前报告上级主管，以便其重新布置安排工作。 6、如遇重大法定节假日（如元旦、春节、五一、十一等），需提前将班次排开，并于一周前将安排好的排班表印交行政部。 7、排班表如经修改，需通知并重新复印给相关部门及人员，并将旧表收回。 8、员工应严格遵守作息时间。 9、工作时间无论因公或因私临时外出者，必须向直属上级领导请示，经批准后方可外出。 二、客服部办公制度 1、严格执行公司考勤制度，排班表上的工作时间是指上、下岗时间。 2、在规定的上岗时间内需着工装，办公区域不得穿便装。 3、严格执行公司关于礼仪、礼貌、言行举止的各项要求及部门内的各项服务纪律。 4、客服部所辖区域内要求清洁、整齐、无烟头、无纸屑、无瓜果皮壳、无痰迹、无杂物、无废物堆放等。 5、客服部所有员工应严格执行公司的岗位卫生责任制及个人卫生制度，养成良好的卫生习惯。 6、严禁在公共场所吸烟，禁止随地吐痰。 7、严禁将食品带入办公室，严禁在上班时间吃东西。 8、整理好自己的个人物品，个人办公用品应放在办公桌的抽屉内；应保证工作台面干净、整齐；离开时，需整理好自己的办公区域，做好人走桌清。 9、做好必威体育官网网址工作。各种资料、文件应及时存档，不能放在工作台上或随意放在他处，以免有关资料泄露。 三、部门安全制度 1、客服部所有员工对所在岗位的工作环境，设施、设备的安全均负有责任。 2、客服部所有员工均需有良好的安全意识。3、员工离岗时，应切断电器的电源；下班时，仔细检查各种电器是否均已正常关闭。 4、客服部员工需了解所有设施、设备的操作原理，不得违章操作，避免产生安全隐患。 5、客服部员工需了解所在区域的设施、设备的运转情况，不使用时，应及时切断电源。 6、在工作过程中，如发现任何可疑之处或治安问题，应立即上报或通知保安部。 7、了解灭火设备的位置及使用方法，如发现火灾隐患，及时扑灭初起小量明火。 8、了解紧急事件的处理程序，如出现问题，按照程序操作。 9、每位客服部员工均应严格遵守公司的安全规定。 四、客服部员工必威体育官网网址制度 1、客服部员工应遵守公司的规章制度，为公司保守企业秘密。 2、不得向非本公司员工透露本公司的相关背景、资金状况等较敏感的问题。 3、不得将公司内部的文件带出公司，或借予其他无关人员。 五、客服部档案管理规定 1、各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档，并由专人进行管理； 2、文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划，在部门文员岗位职责中予以明确。 3、文件资料的归档范围 　（1）业户资料（含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等）； 　（2）清洁卫生管理； 　（3）绿化管理； 　（4）楼宇巡检记录； 4、每月底进行一次库藏档案清理，核对和保管质量的检查工作，做到帐物相符。对破损或变质档案，要及时修补和复制。 5、档案柜要注意“七防”（防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温）。 6、档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。 7、档案借阅 8、公司员工都应重视保护档案，并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。 9、文书档案只阅不借。 10、所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。 11、服从文员的管理，在借阅范围内借阅，必威体育官网网址档案不供查阅。 12、借出与归还档案时，应办理清点、签名登记手续，由部门文员和借阅者当面核对清楚。 13、档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。 14、调离公司的人员必须清理移交，归还借阅档案及该归档的资料，方可办理调离手续。 15、外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件，经领导批准后，办理有关查阅手续后查阅。 16、上级公司借阅本公司档案，须办理有关借阅手续后借阅。 六、客服部文件管理制度及规定 1、客服部主办负责客服部所有文件（通知、制度、命令、公函、总结、报告、通报、会议纪要等）的收集存档和保管。 2、客服部主办负责各部门文件及资料（技术图纸、说明书、手册、业户档案、车辆档案、工作联络单、通知、报告、公函、总结、会议纪要等）的收集、存档和保管。 3、秘密文件要妥善保管，不准散播其内容，未经总经理批准，不准翻阅，不准复印，不准带离办公室。 4、员工个人档案、材料属秘密材料的，他人无权翻阅，保管人员也不准，禁止将这些资料擅自给他人过目