电子公文处理系统在高职院校中的应用及发展前景[权威资料].doc

电子公文处理系统在高职院校中的应用及发展前景 摘要：随着计算机技术和信息技术、网络技术的广泛应用与发展，公文处理的电子化、网络化已经成为现实。 　　文章从高职院校电子公文处理系统的应用现状出发，分析了存在的主要问题，并从统一平台、安全技术、制度规范、人员素质等方面对高职院校电子公文处理系统的未来发展进行了展望。 　　关键词：电子公文处理系统高职院校应用与发展高职院校的信息化起步较晚，截至目前，仍要较多高职院校的公文收发采用着传统方式。随之而来的，是纸质档案检索难度大、储存空间需求大、在保存和使用中容易损坏等问题。因此，在高职院校的公文流转中使用电子公文处理系统，已成为必然的发展趋势。本文主要结合目前高职院校电子公文处理系统使用的实际情况，分析其在高职院校环境中的发展前景。 　　1 电子公文处理系统的定义及作用 　　什么是电子公文笔者认为，电子公文就是应用现代信息和通信技术，将公文工作通过计算机网络进行集成，用以代替传统纸质公文的数字化形式的、具有规范格式的公文电子数据。简单地说，就是借助电子信息技术而进行的公文活动。电子公文处理系统的核心在于以下3点：第一，对象数字化。就是将电子公文所涉及的如文本文件、图形文件、图像文件、声音文件等所有事务，以及公文的构成和表现形式全部数字化转换。第二，过程网络化。公文载体的交换方式、公文处理工作关联的方式、工作责任传递的方式，全部都要通过计算机网络实现。第三，工作整体性。在公文生存生命期的各个部分，内容加工各个阶段与环节都是不可分割存在的工作体系，可以继承和共享每一个工作步骤的对象与成果。 　　计算机的普及和网络技术的发展，使得高职院校的公文管理信息化成为必然趋势。高职院校的电子公文处理系统，就是以院校之间及政府机关的相关工作文档为对象，对工作流程进行优化管理，以此提高办公效率的办公自动化软件。由此而诞生了如移动办公、异地办公、协同办公等更加灵活方便的办公方式，促使公文管理更加规范，催生文档管理的信息化，提高办公的工作效率，真正实现现代化办公。 　　2 高职院校电子公文处理系统应用现状 　　随着计算机的广泛应用，电子文件开始出现。但是，绝大多数用户对于电子公文是使用仍然仅局限于文字处理和简单的表单打印，并没有在工作中将其优势体现出来。就高职院校而言，部分院校基础设施落后，没有购置专门的存储电子文件的设备，也没有配备刻录机、扫描仪、交换机等信息化设备。领导的重视程度不够和文件管理人员的信息化意识不强，使得电子文件的管理难以取得实质性进展。 　　但是，最近几年，随着计算机技术尤其是网络技术、数据库技术、通讯技术等的飞速发展和应用，尤其是我国“政府上网”工程的开展，极大地调动了政府机关、高校、企业信息化建设的积极性，绝大多数高职院校对电子公文管理也逐渐加以重视。在此背景下，通过统一办公规范，改革传统办公模式，开展电子政务，使业务办公、公文流转和管理过程电子化、信息化，进一步提高工作效率，降低行政成本，这无疑为办公自动化的发展带来了新的契机。 　　3 高职院校电子公文处理系统存在的主要问题 　　随着新型文件形式在高职院校中的推广应用，大部分院校对电子公文处理系统有了更加深入的认识，也使得该系统在高校中的使用更加普遍。但是，由于客观和主观上的原因，高职院校在电子公文管理系统的应用上也存在以下一些问题。 1公文规范化、标准化程度较低。由于电子公文在不同的高职院校和政府机关的处理上有差异，如文字编辑软件不一致，容易使公文的文字格式多种多样，造成不能统一接口，这使得电子公文在各单位之间的衔接有问题。 　　2自动化与手工操作存在矛盾。由于现行的手工公文处理方式运行已长达数十年，形成了一套完善的制度和约定俗成的工作方法，让相关部门工作人员改变原有的公文处理方式和工作习惯，应用计算机进行公文处理，的确会使得一部分领导干部和工作人员不适应，产生抵触情绪，进而阻碍电子公文处理系统的广泛应用。 　　3与电子公文处理相适应的规章制度不健全。对于电子公文的处理，虽然国家颁布了相关制度与方法，但是用电子公文处理系统交接的电子化公文存在的法律效力问题，至今国内仍无相应的立法做出规定。就高职院校而言，对电子公文也应建立和完善相应的给规章制度，以确保办公系统的正确运行。 　　4电子公文处理系统存在安全问题。电子公文处理系统依赖于计算机，但是安全问题，也是阻碍计算机应用的一个重要因素。尤其在网络时代，现有的网络传输安全性、公文信息存取权限及病毒入侵都是威胁到电子公文安全的技术性问题。 　　4 高职院校电子公文处理系统的发展前景 　　1对电子公文处理系统平台要进行有机统一。目前，国内许多高职院校虽然已逐步开始使用电子公文，但由于各校的电子公文系统平台开发水平不一样，也造成了系统应用情况