归档文件整理规则-临夏州档案信息网.pptVIP

（一）档号 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。以保证纸质文件和电子文件整体的协调统一。 （二）结构 全宗号-档案门类代码?年度-保管期限-机构(问题)代码-件号 上、下位代码之间永“-”连接，同一级代码之间用“?”隔开。例如： “109-WS?2016-Y-BGS-0001” 因为在档号里边牵扯一个机构问题代码，所以每个单位都要编写分类代码表.（附件1）. （三）编 制要求 1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。依照《档案法》、《档案法实施办法》、《甘肃省档案条例》等相关法律法规需向同级档案馆进行移交的单位，可向同级档案馆申领全宗号；其他单位此项可为空。如：***单位（无全宗号）2016年度办公室分类下，永久保管的第一件归档文件的档号编制为“WS?2016-Y-BGS-0001”。 2.档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。 3.保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。 4.机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母标识，同时编制机构（问题）代码表（见附件1）。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。如：***单位（全宗号为109）2016年度永久保管的第一件归档文件的档号编制为“109-WS?2016-Y-0001”。 5.件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。 ★ 加盖归档章。归档章加盖在每份文件的首页右上角，如有其它标记或文字时，可以酌情向左或向下适当移动 ★ 归档章的规格：长为15毫米 × 3，宽为8毫米×2。（附件2）. 一、归档文件目录的编制要求 1.序号：为同年度、同期限下归档文件的顺序号。 2.档号：档号按照第十五条编制。 3.文号：为文件的发文字号，不能省略。没有文号的，不用标识。 4.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，可使用规范简称。 5.题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容需加方括号“[ ]”。 6.日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日， 7.密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。 8.页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。 9.备注：注释文件需说明的情况。（附件3） 1、永久、30年、10年目录分开装订，每本厚度不超过2厘米。如果一种保管期限一年目录比较少，可以几年的合在一起装订。 2、每本目录均从“1”开始统一编页页码，以便于检索。 3、装订目录时应使用统一的目录夹。 4、目录夹封面 （附件4） 将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目 一、按照永久、30年、10年三个保管期限分别装盒。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒内。 二、每盒可不放目录，但要放置备考表，备考表填写方法： （一）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 （二）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。 （三）整理日期：归档文件整理完成日期。 （四）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。 （五）检查日期：归档文件检查完毕的日期。 三、档案盒要求 （一）档案盒应采用无酸纸制作，符合《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》（DA/T 24-2000）标准要求。 （二）档案盒尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等规格，封面应标明全宗名称。（见附件6）。 （三）根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格，为便于操作，件号不足4位时，前面可不补“0”；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制 （见附件7） 附件9 归档电子文件的整理要求 （一）归档电子文件组件、分类、排列、编号、编目，应与纸质档案整理要求相一致。 （二）归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）、《基于XML的电子文件封装规则