行政制度011商务接待管理规定.docVIP

商务接待管理规定 1 目的 为规范商务接待工作，维护公司形象，控制费用开支，特制定本规定。 2 适用范围 适用于各部门来访接待工作。 3 术语和定义 商业秘密：公司在经营活动中不能任意公开或披露的，能为公司带来经济利益的经营、 技术、管理等方面的信息和资料。 职责 4.1行政部：行政部门负责接待工作的统一管理。 4.2安全部 4.2.1根据来访参观人员的情况审定是否签定必威体育官网网址协议书。 4.2.1负责对来往车辆进行登记、检查、必要的道路和停车指引 4.3各部门：接待部门必需在客人到访前通知相关部门，并依据本规定做好接待工作。 5 规定 5.1 正式会议会场准备及规范 5.1.1负责招待部门提前一天填写《海南******联络单》并交于行政部，行政部按表单做好接待准备工作。 5.1.2 对口业务部门按要求及时准备会议报告材料，视情况尽可能以PPT形式，并向行政部提供书面接待领导名单。 5.1.3 行政部统一制作会标及参会人员席位牌，并恰当摆放。 5.1.4 根据需要可为每位来宾准备矿泉水，公司宣传简介等。 5.1.5 公司参会人员应着正装参会，手机置于关闭、静音或振动状态，禁止在会场接打电话和吸烟。 5.1.6相关人员应提前调试好投影、音响、灯光、空调等设备。 5.1.7 确有必要时，行政部可配合制作横幅或标语，其他视需要提前准备。 5.2 接待事项 坚持行政部门归口管理与业务对口部门接待相结合的原则。行政部门负责接待工作的统一管理，办理公司统一组织的大型和重要接待事务；对涉及专项工作和较强业务性的接待事务，应由业务负责部门牵头对口接待，行政部门配合。 5.2.1 接待客人应本着礼仪适度的原则，会谈时应热情、得体大方，注意公司的形象风范。 5.2.2 与客人交谈时应把握分寸，注意保护公司商业秘密。若客人主动问及有关公司秘密的事项，应婉言相拒，特殊情况需请示总经理批准后方可介绍。 5.2.3安全部负责对来往车辆进行登记、检查、必要的道路和停车指引。 5.2.4安全部根据来访参观人员的情况审定是否签定必威体育官网网址协议书，如需签定协议书，由安全部提供《必威体育官网网址协议书》，并负责监督签定和归档。 5.2.5行政部通知接待部门相关人员，做好来访参观人员的接待工作，使参观者对我公司保有良好印象。 5.2.6全体员工有义务配合做好参观者接待工作； 5.3参观路线及审批要求 5.3.1参观路线分为全线参观和冷端参观两种。通常只安排参观冷端，冷端参观由分管副总经理审批，全线参观由副总经理审批。 5.3.2对来自玻璃行业的业内人士（如玻璃公司同行、设计研究院、行业协会等人员） 参观申请，须由总经理或公司董事长审批。 5.4 安排客人参观 5.4.1 进入车间参观前接待人必须对参观讲明“参观注意事项”并严格要求执行。 5.4.2 参观者必须按规定的路线行走，并由对口业务部门的人员陪同，参观过程中不允许客人拍照、录像(事前应向客人说明)，特殊情况需请示安全部批准。 5.4.3 各部门接待来访客人应作必要的记录，包括记录来访人姓名、单位、职位、联系方法、来访目的、来访结果等。对于重要客人的来访，还应安排公司新闻报道人员进行拍照或录像。 5.4.4 在可控情况和范围内，应在不产生负面影响情况下，策略性减少不必要的接待活动。 5.4.5 特殊接待说明：设备供应商、安装公司、工程承包商 5.4.6由于与设备供应商、安装公司、工程承包商已经签订商务合同，应充分考虑******的地理环境、交通条件，因此，在合作单位提供产品和服务时，******不得承担合同以外产生的费用，如：原则上不安排机场接送。 5.4.7美国PPG公司、HFT公司和DTEC公司等按合同约定的接待任务办理，不得任意扩大接待范围，含接送酒店的客人。 5.4.8与公司合作的银行、会计师事务所、券商、投资公司、咨询机构等由公司提供接送和客餐； 5.4.9经公司董事长（总经理或常务副总经理）同意接待的特殊供应商、配合单位，由业务负责部门牵头对口接待，行政部门配合实施。 5.5 就餐招待 5.5.1 临时联系工作人员，可凭就餐券在客人窗口就餐。 5.5.2 外来单位施工人员就餐，由施工单位自行安排，需在食堂用餐者，由经办人带客人到食堂自费就餐。 5.5.3 就餐招待流程 申请 地点 陪同人员 签批 执行 填写“来宾招待申请单” 食堂 不设陪同人员 副总经理或其授权批准人 持签批好的“来宾招待申请单”送到食堂，月末行政部根据“来宾招待申请单”与公司结算费用。 外部 原则只设1—2人，多人需经副总经理批准 副总经理 接待部门用餐1小时前将“来宾招待申请单”，交至行政部。 5.5.4就餐招待标准 分类 区域 范围 标准 备注 宴请 住宿 销售业务类 国内 主办科员、主管 50元以下/人 由销