中国药科大学档案管理办法.docVIP

PAGE 1 - 中国药科大学档案管理办法 第一章 总则 第一条 为规范我校档案工作，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及实施细则、《高等学校档案管理办法》等法规，结合我校实际，特制定本办法。 第二条 本办法所称的档案，是指学校从事教学、科研、管理、基本建设等活动直接形成的对师生员工、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。 第三条 档案记录历史、传承文明，是现代人了解历史、研究历史的宝贵财富。档案工作是维护历史真实面貌的重要工作，是我校重要的基础性工作。我校把档案工作纳入总体发展规划，对档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 第四条 档案工作是衡量和检查学校各部门工作质量、管理水平的重要标志。各部门应将档案工作纳入工作计划和相关人员岗位职责与个人业绩考核内容，加强对本部门档案工作的管理。 第五条 我校档案工作由校长领导，其主要职责是： （一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度； （二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展； （三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费； （四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。 第二章 机构设置和人员配备 第六条 我校成立档案工作委员会，作为全校档案工作的组织、协调、监督、检查和咨询机构。 第七条 综合档案室是保存和提供利用学校档案的专门机构（隶属于校长办公室），应当具备符合要求的档案库房和管理设施。其管理职责是： （一）贯彻执行上级有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作； （二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实； （三）负责建立、健全学校档案工作网络，做好学校所属机构的立卷归档指导和档案分室的业务指导工作，对学校档案工作人员进行业务培训； （四）负责接收、征集、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料； （五）做好“防火、防盗、防虫、防霉、防鼠、防强光及温湿度控制”等档案实体的保护工作，最大限度地延长档案寿命； （六）编制检索工具，编研档案史料，开发档案信息资源； （七）组织实施档案信息化建设和电子文件归档和管理工作； （八）开展档案的开放和利用工作； （九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能； （十）开展档案学术研究和交流活动； 第八条 我校档案工作实行统一领导。学校可根据实际需要，批准有关部门设立档案分室，管理本部门档案。档案分室业务上接受综合档案室指导、监督，并定期向综合档案室移交档案目录。 第九条 各部门档案工作的主要职责是： （一）认真组织本部门人员学习档案法律法规，按照我校立卷部门档案归档范围和保管期限的要求，完整、规范、按时完成本部门纸质文件材料和电子文件的立卷归档工作； （二）配备兼职档案工作人员和经费，开展档案工作。 第十条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。 第三章 档案收集 第十一条 我校各立卷部门分管档案工作的负责人，应将涉及相应范围的各类载体的档案材料归档工作列入自己的职责范围，督促检查本部门兼职档案员按照归档要求，做到每项重要的工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。 第十二条 我校实行档案材料形成部门、课题组立卷制度。由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，制作卷内目录，交本部门兼职档案员检查，并经本部门负责档案工作的负责人在备考表上签字同意后，向综合档案室移交。综合档案室负有指导各部门立卷工作的职责。 第十三条 我校实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档。各类文件材料的归档范围和保管期限按照我校立卷部门档案归档范围和保管期限的要求执行。 第十四条 部门立卷归档分工为：全校性、综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档，其余均按职能部门分工负责相应门类材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的大类由文件的主办部门归档，其他部门协办。 第十五条 学校各部门立卷归档的文件材料，应符合下列要求： （一）归档的文件材料，应遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷。 （二）归档的文件材料应当齐全完整。已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。 （三）纸质归档文件应用纸规范、质地优良，字迹清楚，书写应用符合规范的耐久书写材料书写，严禁用圆珠笔、彩色笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、印台油等不耐久的书写材料书写。 第十六条 归档时间： （一）党政类和能按自然年度归档的文件材料应在次年6月底前归档