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档案管理基础 第一章 企业 文件材料与档案概述 第一节 企业文件材料与档案的概念 一、文件材料的概念 • 文件材料的概念：企业文件材料是企业在 各项工作和活动中直接产生和形成的反映 生产经营、技术开发等各方面情况的各种 信息记录材料。 • 上述表述揭示了企业文件材料的本质属性 以及企业文件产生形成的特点，它的含义 可以从以下四个方面去理解： • （一）文件材料的本质属性是信息记录 材料； • （二）文件材料记录的信息是原生信 息； • （三）文件材料的信息记录内容广泛； • （四）文件材料的信息记录方式多样 （包括文字、图表、声像、机读） 二、档案的概念 • 企业档案是企业现行使用完毕或告地段落 的具有保存价值的各种文件材料。 • 它揭示了档案与文件材料在本质上的联系 及特点和形成规律。其含义从三个方面去 理解： • （一）从事物属性方面揭示了档案与文件材 料之间的本质联系； • （二）从存在条件方面揭示了档案是具有保 存价值的文件材料； • （三）从发展过程方面揭示了档案是现行使 用完毕或告一段落的文件材料。 第二节企事业单位文件材料 与档案的联系与区别 一、文件材料与档案的联系 •具体体现在四个方面： • （一）种类多样（二）专业性能（三）主 体突出（四 ）价值明显 • 常见的企业事业单位文件材料与档案有三 大类、十种。 1. 综合管理性文件材料与档案 –企业各种组织活动工作(事业为党群工作) –行政管理 –生产技术管理(含质量管理) –经营管理 2. 科技文件材料与档案 –（1 ）产品 –（2 ）科研 –（3）基建 –（4 ）设备 3. 其他文件材料与档案 –（1）会计档案 –（2）干部职工档案 二、文件材料与档案的区别 •企业文件材料与档案之间的相互区别主要体 现在以下三个方面： –更改补充方面 –制备数量方面 –单元组合方面 第三节 企业文件材料与档案的基本类型 一、文字材料 • 文字材料是以文字为主体，配合数字，图表等，用 来记录和表达有关信息的文件材料。 • 企事业单位的文字材料主要有三种： ① 综合管理性文件材料； ② 科技文字材料； ③ 其他文字材料 二、图样材料 • 图样材料是指按照有关制图标准方法，用专门的线 条、符号等绘制的图形。P11 • 企业事业单位的图样材料主要有三种 ① 综合管理性图样材料 ② 科技图样材料 1、产品图样；2、施工图样；3、设备图样；4、其他图样 ③ 其他图样 三、表式材料 • 表式材料是以表格的形式，用线条、文字和数据编 制而成的反映某种事物概况的简明文件材料。P12 • 企业事业单位表式材料主要为三大类： ① 综合性表式材料 ② 科技表式材料（产品表式材料、基建表式材料、设备仪 器表式材料） ③ 其他表式材料（会计、干部职工） 四、特种材料 • 特种材料是以感光材料、磁性材料等特殊材料为 载体，以摄像、录音、刻录等为记录手段，产生 和形成的文件材料。 第四节 企业文件材料与档案的作用 一、文件材料的作用 •企业文件材料的作用是指文件材料在现行使 用阶段的作用，也即文件材料传递、运转、 承办和使用过程中所发挥的作用。 •企业文件材料在现行使用阶段的作用也被称 之为企业文件材料的现行作用。 •从总体上来说主要体现在以下四个方 面：