企业档案收集与整理.ppt

企业档案收集与整理 2014年8月14日 第一部分 企业档案收集 一、为何收——收集工作的意义 二、收什么——收集归档范围与归档要求 三、何时收——收集归档时间 四、如何收——收集归档的方法与措施 收集工作的意义 一、对企业而言 保存历史 丰富资源 积累资产 保留凭证 ——规范企业管理、辅助生产经营、维护企业权益、完善法制经济、解决企业纠纷、追踪产品质量 二、对企业档案工作而言 1.是档案业务工作的起点和基础 2.是实现档案集中统一管理的重要措施 芜湖卷烟厂“都宝”卷烟生产线技术改造 随着新项目一期动力中心工程投入使用，老动力中心完成历史使命，即将进行拆除。场地内有一座150T倒锥壳钢筋混凝土水塔，高约34米，上大下小，传统人工或机械拆除难度大、工期长且安全性差。为加快工程进度、确保施工安全，决定采用定向控制爆破方法拆除。在爆破准备过程中，厂档案室提供了原水塔建筑、结构竣工图纸、厂区建筑物平面图，施工单位据此研究制定爆破设计方案。为确保爆破后水塔倒塌方向的准确性，依据图纸对爆破切口、药孔间距、药孔深度及炸药用量进行计算，分析结构稳定性，以及爆破震动和飞石对周边建筑物的影响，制定了周密的安全施工方案。8月28日，随着一声巨响，水塔按原定的南偏东方向放倒，爆破取得成功。 原“都宝”卷烟生产线中的制丝线关键设备均自德国进口，2003年投产，已使用近十年，原值约800万欧元。此次技术改造，将对原设备进行电控改造、利旧搬迁，需要进口与改造相关的零配件约68万欧元，但供货商无法提供进口零配件报关需要的3C质量证明。项目经办人员到厂档案室复印了2002年的制丝线设备进口合同、技术协议、到货清单及验收证明等档案，提交给芜湖市商检局、海关，得以证明此次进口零配件是为原有生产线升级改造，符合相关政策，此项进口货物可免于提报3C证明。 马钢公司反倾销案 马钢公司成为我国加入WTO后第一家在反倾销案中获得胜诉的企业，档案资料功不可没。2002年5月，美商务部作出裁决，马钢税率由159%降至零。美方在一年的调查取证中，除调查现场实物、生产工艺流程外，主要查看了反映公司经营、生产情况的档案，如调查马钢国贸公司的经营状况时查阅了公司的营业执照、马钢股份公司对国贸公司领导的任命文件、进口矿石合同、出口H型钢合同及相关会计凭证等90卷档案，以及反映H型钢生产成本的大量报表数据及其相关档案，并对档案记载的数据逐一核实。让美方感到更为意外的是，厂区原材料的运输距离也清晰地记录在报表之中，公司甚至还能提供出相关运输路线图。正是由于马钢公司档案部门保存的档案全面、真实地反映了H型钢的生产实际，所以为反倾销案的胜诉提供了有力的证据。 文件收集范围 1.各个时期——筹备、设立、运营、资产与产权变动（分立、合并、解散等） 2.各项活动——生产、经营、建设、研发、管理等 3.各种门类——文书、科技、会计、人事等 4.各种载体——纸质（文字、图样、表格）、声像、电子、实物等 5.各种来源——本企业形成的文件；本企业引进项目、外购设备等接收的文件；所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；本企业执行、办理的外来文件。 ▲应当归档的文件是收集的重点 归档范围 （一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料； （四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。 不归档范围 （一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料； （四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料； （五）其他不需归档的文件材料。 文件归档范围和保管期限表编制 企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。 1.管理类文件归档范围和保管