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-- -- 档案管理培训讲义 培训目的： 通过培训，提升各单位档案管理人员的专业知识水平和档案处理工作效率，规范各级档案管理流程，为公司建立规范化、科学化的档案管理体系夯实基础。培训要点： 一、 档案管理的基础知识 二、 公司档案管理的内容及要求 一、档案管理的基础知识 1、什么是档案？ 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有 价值的各种形式的历史记录。 2、什么是档案工作？ 管理档案和档案事业的活动。 3、什么是档案统计？ 对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜 集、整理和分析的活动。 4、什么是归档？ 办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室 或档案馆保存的过程。 5、什么是案卷？ 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 1 6、什么是档案整理？ 按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、 编号和基本编目，使之有序化的过程。 7、什么是档案立卷？ 将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。 8、什么是档案实体分类？ 根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案 实体进行的分类。 9、什么是档号？ 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列 顺序的一组代码。 10、什么是文件？ 国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务 中形成的各种形式的信息记录。 11、什么是文本？ 同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正 本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 12、什么是归档文件？ 在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的 各种纸质文件材料。 13、什么是归档文件管理？ 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、 编目、装盒，使之有序化的过程。 14、什么是全宗号？ 2 全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。 15、什么是全宗指南？ 介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案 检索工具。是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位） 及其所形成档案情况的工具书。 16、什么是专题指南？ 介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。 17、什么是检索工具？ 检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文 字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。 18、什么是索引？ 索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并 注明相应出处的档案检索工具。 19、什么是编目？ 按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的 过程。 20、什么是案卷目录？ 案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征 并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。 21、什么是全引目录？ 全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录 相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。 22、什么是分类目录？ 分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序编排 3 而成的一种档案目录。 二、公司档案管理的内容及要求 档案管理的范围 本公司所有需要归档的文件资料，包括：公司在经营活 动中形成的行政事务、党群工作、企业管理、劳动人事、培 训教育、安全管理、后勤服务等有保存价值的原始材料，在 生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物 资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备管理等方面 有保存价值的原始材料。 档案的管理部门 公司各职能部室为档案管理的职能部门，按业务范围负 责公司档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和 归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员， 负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管 理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理 部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移 交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收， 并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为 公司各项工作服务。 档案的分类 根据公司实际情况 , 将所涉及的档案划分为九大类： （ A）行政管理、（ B）人事管理、（ C）财会档案、（ D）生产经 4 营管理、（ E）技术质量安全管理、（ F）外来文件、（ G）声像档案、（ H）实物档案、（ I ）其他档案。 财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报 表等相关资料的收集、整理、归档。实物档案是公司各类活 动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。 以上九类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情 况分成若干小类进行管理。 归档要求 4.1 归档的文件材料要完整、系统、准确。 4.2 归档的文件材料必须是原件。 如是传真件等不易保存 的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并 加以说明。 4.3 存档的文件、 材料应按照自然形成、 保持历史联系的 原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和 编目编号。 4.4 档案名称的填写要注意内容准确， 文字简练通顺， 结 构完