会议的组织和管理-目录课件.ppt

到驻地后的工作内容如下： 1、熟悉宾馆内外的环境、路径、餐厅、会场的位置，以便合理安置 指路牌、引导代表入住。 2、熟悉各自的接口人：前台、餐厅、各楼层以及大区各类接口人。 装资料、购食品、饮料。 3、开会前一天，召集各部门的会前准备会，通报有关会务情况、注意事项、安排接站人员等等。 在大堂设签到台，醒目、宽敞 大型会议的签到时间：8：00 - 24：00 各类资料、表、证摆放整齐、易取 分类签到时，要让代表易识别 督促宾馆服务台提前将房间钥匙备齐 不要事先将参会代表分配在某个房号内（有了房号后往里填人名） 房间分配要照顾互相熟悉、同地区，还要考虑是否有矛盾？吸烟？打鼾？ 多余的房间尽快退回服务台 保持和服务台、餐厅接口人的良好关系 设置“叫早”电话，保证第二天会议正常进行 签到期间代表流动性大，不可控因素多，安排自助餐较好 可使用邀请和签到程序，提高工和质量 统计每顿饭的就餐人数，提前与餐厅联系 开饭前提前到餐厅门口服务（发餐票？引导、签单） 提前到会场，检查会场布置、设备落实、引导代表入场 安排每天送水果、问候卡到房间（例子） 安排会议期间的茶歇台 如中途有代表提前离会，及时并房、退房 每天与服务台核对住房数、餐费、场地费，签字确认 每晚开碰头会，通报情况，安排第二天的工作 随时处理突发事件 （案例：门和下雨） 退房要忙而不乱，如收取了钥匙押金，注意收、退款的方法 事先和代理说明：必须12：00以前退房。但和服务台有一个迟后的时间 整理物品，将带回的物品封箱 和宾馆结帐，征求意见 回收问卷调查、意见反馈表，赠送小礼品 1、开总结会，总结经验、教训，以利再战（例子：汇款、99总结） 2、统计分析参会代表情况，汇总反馈意见，形成文件发有关领导和人员（例子） 3、表彰先进人员 4、会议费的报销、决算和分摊（例子：99决算） 会务组人员名单、职责、联系办法 会议日程（议程）表 食宿指南（餐桌分配） 交通指南（乘车分配） 会场示意图 分组讨论方案 会议意见反馈表 资料清单 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》 精品文档 会议的组织和管理 目录 一、会前准备 二、会务实施 三、会后总结和决算 四、中小型会议的会务管理 目录 精品文档 会议的组织和管理 会前准备 - 目录 会前准备 ? 策划案的内容 ? Team小组 ? 会场勘察 ? 起草协议 ? 会务分工 ? 制定会议费预算 精品文档 会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容 会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等 策划案的内容 精品文档 会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容 案例：《光为一期奠基实施案》 精品文档 会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容 会务工作要保证策划案 的顺利实现 精品文档 会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组 组织落实，成立TEAM组 精品文档 会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察 会场勘察 会场院勘察俗称“踩点” 是会前必须要做 的基础性工作 ? 精品文档 会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察 原则 勘察原则： ?会务工作为会议内容服务 ?以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行 精品文档 注意 事项 会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察 会场方面 宾馆的软硬件 ? ? 精品文档 注意 事项 会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察 餐饮方面 租车问题 价格问题 ? ? ? 精品文档 起草协议的内容和注意事项 会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议 《协议》是会务组与 宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、 对等、漏洞。 精品文档 会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议 1、 会议日期 2、 住房标准及费用 3、 场地安排及费用 内容涉及 精品文档 会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议 4、 餐饮及费用 5、 甲方对乙方的规定 6、 乙方对甲方的规定 7、 结算等 内容涉及 精品文档 会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工 会务组的分工 精品文档 总分总 会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工 案例：2000年代理会 邀请信 内容： 1、前言 2、会议日程 3、注意事项 4、入住宾馆地点及电话 5、回执 精品文档 会