学校办公室规章制度.docVIP

一、公文管理制度 公文是在行政管理过程中形成且具有法定效用与规范格式的文件材料，是依法行政和进行公务活动的重要工具。任何一个机关、组织在日常工作中都要使用公文这一工具，以表达意图、办理公务，实施有效的管理。公文在我校的各项管理工作中也起着十分重要的作用。为充分发挥好公文在各项管理工作中的作用，特对学校的公文管理作如下规定： 公文的管理机构 （一）学校办公室是本单位公文管理的执行机构，负责全校公文的收文、发文、办文、组织处理、情况反馈、归档等工作，并督办各相关部门的公文管理。 （二）办公室指定专人负责文件管理，并负责统一的收发、审核、呈批、用印、组织贯彻与处理、跟进与督办、归档等工作。 （三）单位负责人及办公室公文管理负责人要加强对公文的管理工作，并对全校公文的管理作指导与检查。 公文的办理 （一）公文办理的一般内容 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文处理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。 （二）公文办理的一般程序 需要办理的公文，相关部门（或文秘部门）要先草拟文稿，并根据发文目的及公文内容，选用合适的文种，如：通知、通告、通报、报告、请示、函、会议纪要等，不要乱用。拟办意见送领导审批，或将草拟文稿交办公室审稿，再送相关领导审批后付印。 （三）公文拟文的基本要求 1.符合国家法律、法规、方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并对相关情况加以说明。 2.情况确定，观点鲜明，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。 3.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写具体的年、月、日。 4.结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）” 5.文件中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和作为词素的数字必须使用汉字外，其余要使用阿拉伯数字。 6.必须使用国家法定计量单位。 7.用词要准确、规范。文内若使用简称，一般第一次应先使用全称，并注明简称。 （四）公文的编号管理 公文要采取专人进行统一编号管理，学校一般用办公室公文发放的负责人给予编号，并统一管理，不能谁打文件谁编号，使公文编号错漏、重复、不规范等现象出现，影响公文的严肃性与可操作性。 （五）行政公文的标准及必威体育精装版实行的公文处理办法 1.行政公文的必威体育精装版处理办法。 现行行政公文的必威体育精装版标准及处理办法以“国务院国发【2000】23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知”为标准。该办法是国务院办公厅颁发的必威体育精装版公文处理办法，于2000年8月24日颁发、2001年1月1日起施行；同时其1993年11月21日发布、1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》废止。 2.公文的格式 公文格式以中华人民共和国国家标准GB/T9704——1999国家行政机关公文格式为准，属于国家质量技术监督局于1999年12月27日发布、2000年1月1日实施的公文标准格式。 3.拟写公文的规格要求 一般情况下，学校规定公文全部使用“A4”纸的标准格式打印（尤其是一些要求批复的请示等公文，一律用标准纸打印上报），不得五花八门，各搞一套，甚至用一张便笺纸写请示，极不规范，更难以保存。 （五）公文的签发要求 1.公文拟定稿送单位负责人签发前，必须先由办公室公文签发主要负责人进行审核，再履行报签程序。文件正式印制前，文秘人员按文件印制程序进行复核。 2.公文印制下发前，办公室要将公文拟定稿报请单位主要负责人或由公司确定的该单位主持日常工作的负责人签发后方可正式印发。 收文与办文 （一）收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。 （二）收到上级单位下发或交办的文件，办公室主任（或专职负责人）要认真研读，提出拟办意见，送领导批示后办理。单位负责人批阅文件时，对有具体请示事项的，要签署明确意见、姓名和批示日期。 （三）收到上级单位下发的文件，各处（室）、系（部）要根据不同文件的传达时限与范围的要求，做好传阅、传达、贯彻落实工作。各单位要定期检查、评估文件传达范围和效果，特别是全员知悉性的规章制度，更要及时组织宣传学习，领会文件精神，保证教职工知情。对新入职的教职工，要定期组织重新学习。 （四）收到下级单位上报的需要办理的文件，办公室要进行审核，及时提出拟办意见送领导批示或者交有关部门办理。需要两个以上部门办理的，要明确主办部门。对于紧急文件，要明确办理时限。 （五）送单位负责人批阅或者有关部门办理的文件，文秘人员要负责催办、跟踪，承办部门或者承办人要及时、按质完成文件要求的承办事项，不能拖延或遗忘，否则要追究当事人责任。 文件的发送 （一