毛豆先生讲会展：会议管理艺术.pptVIP

一、 开会的重要性 二、 成功会议管理 三、 会议组织与管理艺术  一、开会的重要性 1.会议业概述 2.会议的涵义 联系方式 应丽君（馥蔓） 商务部研究院 北京安定门外东后巷28号 100710 电话：010 6421661 E－mail：yingfuman@ 主持人 角色定位：会议服务者 任务：是引导与会者把注意力集中在主题上 角色原则：灵活性、适应与会者需要 角色基本素质： 个性 经验 环境营造技巧 把握与会者特点 把控会议讨论的能力 协调性 对议题较熟念 负担较多行政与社会责任 社会地位较高 具有领导力 声音洪亮 主持人应该做什么和不应该做什么？ 三大本职工作 如何让与会者把注意力集中到同一个问题和过程上来 如何保护与会者不受到攻击并保证每个人都能够参与 如何保持中立和建立信任 四个关键工作 对开会方法和议程提出建议 鼓励与引导参与 帮助与会者寻找双赢方案 协调会议前后的有关工作 ? 9种技巧 清楚阐述自己的角色 会议开始前让大家对讨论的问题和程序取得一致 不提出自己的意见，也不评论他人意见 不回答有关会议内容的问题 态度积极――鼓励大家畅所欲言 不要讲话太多 始终不偏不移 支持记录人工作 不怕出错 帮助教育大家 成功会议策划15问 1. 围绕什么主题开会？ 2. 会议规模多大？与会人员多少？让谁参加？ 3. 与会者由哪些部分构成？ 4. 开一个什么类型的会议？ 5. 要让与会者采取何种方式和程度介入？ 6. 会议在哪儿开？ 7. 会议室如何布置？ 8. 每个人在会议中的任务和职责是什么？ 9. 谁有权最后决策？ 10. 会议上采用什么方法进行讨论和决策？ 11. 会议开多长时间？ 12. 是否列出议程表？ 13. 有必要做会议陈述？ 14. 以什么方式记录？ 15. 如何决定任务、期限和任务？ 成功会议组织锦囊1 常用发言时间的分配 ＜成功会议组织锦囊2＞ 良好的发言时间分配图 ＜成功会议组织锦囊3＞ ? ? “日式无异议决议通过法” ? １ ??????????? 理清问题与议事目标 ２．??????????? 咨询所有关系人意见；筛选出较好的意见 ３．??????????? 比较所筛选出的意见 ＜成功会议组织锦囊4＞ ? 能够有效地达成决议 ?１．?????????? 用“足够多“的时间检视困难所在，并使与会者达成共识 ２．???????????列举或图示个案并开始讨论 ３．???????????客观比较个提案优劣，避免意气之争 ４．???????????估计个提案获益率 ５．???????????评估有无采集更多参考资料的需要。如需要，议定搜寻方向 ６．???????????征求反对意见 ７．???????????以中立角度检视正反意见 ８．???????????寻求与会者对个提案的认同要点 ９．???????????对议案做适当的修正与妥协 10 确认议事结果 11 组成或指定议案执行的督导单位 成功会议主持锦囊5 ? ? ? ■??? 不压制相左的意见 ■??? 消融自以为无懈可击的错误观念 ■??? 能够合理化地逃避问题 ■??? 避免在负面刻板印象下做决定而导致的可能危机 集 思 广 益 成功会议主持锦囊6 ? 如 何 发 挥 影 响 力 ? ? 发挥影响力的方法： 以下三点有助于组织简短的发言。让与会者可以清楚地、有结构地、符合逻辑地陈述其意见，并佐以证据，最后要求其他与会者回应其发言。 １．?????????? 针对重要问题分析或者提供解决之道（至少三点） ２．?????????? 利用下表组织各项意见。每项意见的发言时间为３０－６０秒