26,文件、记录和档案管理制度.docxVIP

· - 文件、记录和档案管理制度 目的 对记录进行控制以及文件、档案的有效管理。 范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规 定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 职责 3.1 各过程管理部门职责： 3.1.1 负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2 负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3 负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4 负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记 录。 3.1.5 负责文件更改内容等。 3.2 各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.3 各部门负责本部门记录的建立与管理。 程序内容 4.1 确定文件种类 4.1.1 为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外 来文件、综合管理体系文件。 4.1.2 外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、 条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、 规定和办法；相关方的期望和要求。 1 4.1.3 综合管理体系文件 a. 方针、目标和指标； b. 实现方针、目标和指标的策划； c. 控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4 资料和记录 相关的资料包括但不限于： a. 各类分析 / 评价 / 统计数据； 特种设备及其附件的安全技术监察（检测）资料； 图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； 各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； 专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； 危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡） ; 技术资料； 供应商和承包商档案； 作业许可证等； h. 其他资料。 4.2 提出文件的编制和修改需求 4.2.1 所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人 提出申请。 4.2.2 过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3 指定编写人 4.3.1 如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。 2 4.3.2 管理手册由生产部负责编制；部门各过程管理类文件（管理过程的 程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制； 安全管理内部文件：安全管理制度、安全操作规程、作业文件、记录和档 案等。 4.4 进行编写 4.4.1 按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容： 目的：明确编制本文件要达到的目的； 范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围； 定义：需要对使用人解释的术语或词汇； 职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门； 程序 / 规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限； 相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件； 相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录； 修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录； 文件概要 / 流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图； 4.4.2 文件的编号 文件的编号由各部门负责统一编号，文件类型加流水号。 4.5 评审和审批 4.5.1 文件评审，文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管 审核同意，再送交相关部门主管审阅会签。 4.5.2 文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如 果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。 4.5.3 文件审批权限 3 质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，项目经理批。 过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门主管审核。 技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由工程部主管审批。 各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。 4.6 发放控制 各种文件的发放范围由文件编制部门或发放部门确定并填写《文件发放登 记表》。 4.7 文件的存档及使用 4.7.1 安质部组织负责更新管理体系有关文件， 保证体系文件始终保持最 新有效状态；每季度备份一次电子版文件。 4.7.2 管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文 件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检 索。 4.7.3 各部门负责文件存档工作， 建立本部门《文件清单》 和《记录清单》。 每月进行自查，对照文件清单整理归档文件。 4.7.4 行政部汇总各部门的文件录入《文件清单》和《记录清单》，结合各 类检查和自评对文件归档情况进行抽查。 4.7.5 当文件使用人的文件破损严重影响使用时， 可到文件控制部门办理更 换手续，交回破损文件，换取新文件。新文件仍沿用原发放号码。 4.7.6 应保持防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防日晒等措施。 4 4.