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英文邮件（商务）格式及常用语 Ⅰ邮件主题： ①. 主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings； 长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。 YES：Supplier training； NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太 长） ②.主题框的内容切忌含糊不清。 NO：像News about the meeting 这样的表达； YES：应改为Tomorrows meeting canceled。 一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可；另外一种较为正规的 格式可将除了少于5个字母的介词、连接词和冠词之外的每一个单词的首字母大写。 YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation ③.视信的内容是否重要，还可以在开头加上URGENT或者FYI（For Your Information 供参考），如：URGENT：Submit your report today! Ⅱ称呼： Dear ××(人名), ，或者Dear Mr./Ms. ×× (姓), ，一般正式的邮件这样就OK了，如果和你非常熟悉的人，也可以直呼其名；然后空一行换行，顶格写，不用空格。 Ⅲ正文： ①.邮件第一段开头可以说到自己是谁(This is ××(人名) from ××(公司名))，也可以不说； ②.感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。 ⑴.Thank you for contacting us.如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头，向他们对公司的兴趣表示感谢。 ⑵.Thank you for your prompt reply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们；如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thank you for getting back to me.” ⑶.Thank you for providing the requested information.如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用该句表示你仍然对他们的付出表示感激。 ⑷.Thank you for all your assistance.如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“I truly appreciate for your help in resolving the problem.” ⑸.Thank you raising your concerns.就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thank you for your feedback.” ③.正文中，段与段之间也是空一行，再顶格写。 注意：正文的内容你需要注意5C原则：Clear(信息明了)、Complete(内容完整)、Correct(准确无误)、Concise(简明扼要)、Courteous(礼貌周到) ⑴.正文中的人称选择：I, You, We等，如果邮件很长的话，you的使用不能过多；I和We的区别是显而易见的，生意上、客户之间一般都是用We，你是代表公司的；当然该用I表示你个人的时候还是要用I的，视具体情况而定。语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度。如： NO: You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一样) YES: I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope you’ll agree to serve. (这就友善多了) NO: Your book was well written and comprehensive. (不用你来判断我呀~~) YES: I thoroughly enjoyed your book and fou