博览会现场管理课件.pptVIP

博览会现场管理;知识结构;一、会展现场管理;现场管理的原则; 展览会现场管理对成功地办好一届展览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对展览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。;2、展中现场管理阶段 展会开幕式的组织管理 观众登记注册服务 参展商现场联络和服务 媒体接待与采访 公关和重要接待服务 现场安保工作 现场清洁工作 知识产权保护工作 有关信息搜集与整理 商谈下一届展会的合作、代理事宜 ;一、观众登记和入场管理 观众登记处—— 为了提高工作效率，绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开，有些展览会还进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。 为了消磨人们在登记处的等待时间，一些展览会的主办单位还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样无疑也便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。 ;二、展览会现场广告管理 在这次大型展览活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。 但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。 ;三、参展商行为管理 参展商行为管理的主要工作依据是参展合同。在布展（尤其是某参展商需要进行特装时）、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。;四、安全管理 自9·11事件后，安全问题被提上世界展览业发展的重要议程，时至今天，安全的办会/展环境已经成为现代城市发展展览业的重要竞争力。展览会现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火灾和卫生。为此，展会主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系，积极争取这些部门的支持。 ;五、交通、物流管理 对现场物流和交通的控制是展览会全面控制的至关重要的部分，事实上，交通也属于物流的范畴，只不过这里的“交通”主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、Taxi、停车场等。 展览会现场的物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。;对于大型展览活动而言，现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握： ■一份相关联系人名单； ■场馆地图； ■展品抵达场馆的时间； ■现场交通规划草图； ■紧急情况应对计划； ■现场联络点，包括安全和志愿者。;六、餐饮管理 餐饮服务是展览会质量的一个重要环节。 展览会主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。在这一点上，有些展览公司所采取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。 ;七、证件管理 通常来说，在一次展览会中，主办机构至少要印制 6种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和演讲嘉宾）。 另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。如果展览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。;八、参展商和观众投诉处理 在展览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。 例如，在第二届中国（深圳）消费商品采购大会上，组委会在总服务台设立了问询投诉处，负责回答参展商和观众的问询，并处理各种投诉，收到了比较好的效果。 ;九、新闻管理 一般来说，国内 1 万平方米以上的展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。 另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的