应收账款管理制度的最佳做法.doc

外文翻译： 应收账款管理的最佳做法 原文来源：john G.salek.accounts receivable management best practices [M].john wileysons,Inc 更多原创经管论文及英文文献与翻译请访问：http://经管论文.com/ 译文正文： 合同管理 概念 从应收账款管理的角度看，合同管理是对所有合同期内的货物正确收费的管理。价格差异引起有付款时间上的争议，是延迟付款、部分支付、大量返工的主要原因。这个在理论上简单，但在实践中则显得更为复杂和困难。合同是为在一段时间内经常购买货物或服务并且期望得到稳定供货与较低价格的客户而是使用的。客户通常是送达书面、电子、口头的购买订单。正如我们在“报价”一节中所说的，最重要的是合同明确规定了商业条款和有关条件： 1.价格 2.销售和税务方面 3.运费 4.付款方式 5.付款时间 6.明确产品的规格/将有提供的服务 此外，合同的有效期是必须制定的 最佳实践 1.合同中的商业条款和条件不仅要明确还要买卖双方都同意，否则将是有争议的合同，双方意见相同并签署合同是协议的证明。我们看到许多合同没有被执行和合理的管理，这种做法会使争端升级，导致外部调节、仲裁或诉讼。签署合同的人要确保是有权人或经过授权的人，你怀疑一个人是否授权，从董事会那里的到证明。 2.确保合同的有效，最好的做法是在合同里有不变的或自动续期的条款，这保持合同生效直至任何一方正式取消它。 3.及时更新合同是一个普片的挑战，最好的做法是： （1）使用系统工具(合同管理软件应用程序)来跟踪所有合同和其开始和截止日期。该工具能主动通知合同即将到期而有意向续签合同的客户。 （2）对90天至120天到期的合同，提前跟客户进行频繁的接触。 （3）建立一个明确的管理政策，对那些与客户合约交易已经过期的进行管理。该政策应规定此类交易（例如，一个没有在合同中出现的价格应怎样定价，或者是合同中约定的价格永远不变？）这些应该续签合同是向客户说明。 （4）用一个可以很快检查出合约即将到期的管理程序。该程序应包可以重新计算收入的销售管理，但也应明确规定对超过有效期的客户进行销售的条件（即价格，条款等）。 （5）现行有效的商业条款和条件必须不断的更新。很多长期的合同都在其执行过程中改变价格，产成品的价格，如纸张和石化产品都依赖与重要材料的市场价格。 4.制定一个工作流程确保合同制定的时效性和准确性。就我们多年来看主要问题是一个新的或重新签订的合同的积压，这一点尤其是当签订的合同大部分在同一个日期（最常见的是，12月31日到期），这可以通过使合同到期日不集中在一天来改变。 5.第二个常见的问题是，价格变动而在合同中没有及时的录入。 6.对于这些滞后的问题，我们的建议是增加资源来解决这一到两天的滞后问题。记住每一个不正确或过期的合同最终会产生争议，造成现金流量下降，反工，客户满意度下降的结果。延误所造成的成本是巨大的，而且在多少情况下将超过一个小的临时费用。 要点 ： 三个优秀的合同管理要点是很容易理解但不容易完成的，它们是： 1.确保所有的合同现行有效 2.确保合同中的价格和客户的数据是当前的信息并且保持更新 3.广泛的集中合同的信息并且加强解决争端的能力 Accounts Receivable Management Best Practices John G. Salek CONTRACT ADMINISTRATION Overview From a receivables management perspective, contract administration is all about charging the correct price on the invoice. Price discrepancies are the leading cause of disputed invoices, which result in delayed payments, short payments, and substantial rework. The concept is simple; in practice it is much more complex and difficult. Contracts are used for larger customers who will receive frequent shipments of products and/or delivery of services over a period of time and are looking to ensure supply and receive the lowest price. Infrequ