泉州师院办公自动化档案管理系统操作指南.docVIP

PAGE PAGE 3 泉州师院办公自动化档案管理系统操作指南 一、登录系统 （一）、登录站点： HYPERLINK 14/ 14/或登陆学校主页 学校网络资源 校内资源 档案管理系统。 （二）、输入用户名、密码，点击登录进入系统主页。 登录后，可点击“系统设置”，进入“用户账户信息”界面，修改密码及其他个人信息。 二、档案录入操作 档案录入是档案管理系统的主要功能，用户登录系统后，可通过以下操作实现档案录入： （一）、进入档案表界面：点击“借阅统计”，再点击“退出”，即可见到各单位的档案表。 （二）、打开档案表：点击上表右方的“打开”，进入档案信息录入界面 （三）、填写案卷目录： 1、点击左上方的“添加案卷”，即出现案卷录入界面， 2、输入各级目录：“一级目录”为年度， “二级目录”为《泉州师院档案实体分类办法》中制定十大类，“三级目录”为各单位代码，（各部门代码详见代码表。） 以人文学院2005年行政类档案为例： 3、输入案卷实体分类号：实体分类号与各级目录一致，即年度-分类号+部门代码，如人文学院实体分类号为2005-xz21。 4、输入案卷序号：在位置输入案卷序号。 5、输入案卷标题： 在处填写案卷标题。 6、输入责任者：在填写案卷的主要责任者 7、输入页数：在填上该份案卷的总页数。 8、输入文件起止时间：在填卷内文件最早到最晚的时间。 9、输入归档单位：在填归档单位名称。 以上操作完成后，按界面左下方的“添加”按钮，届时会出现一个确认窗口，点击“确定”案卷目录填写完毕。 （四）、填写文件目录： 文件目录的界面与案卷目录的界面一样，所以文件目录的填写与案卷目录的填写操作相似，但要注意以下几个地方： 1、文件的各级目录及实体分类号应与所属的案卷一致，如该文件所属的案卷各级目录和实体分类号为2005-xz-13,该文 件的实体分类号也应为2005-xz-13 。 2、在填写每一新案卷的第一份文件时，由于系统保留默认最后一份文件的案卷/盒号及馆编件号，所以要注意将其修改为本卷的第一份。 （五）、修改案卷或文件信息 若著录完案卷或文件信息后发现有错误要对已著录的案卷或文件信息进行修改，应点击系统界面右边档案文件信息管理界面下案卷或文件条目右方的“编辑” 按钮，弹出“编辑案卷（或文件）”框，将要修改的内容进行修改后，点击左下方的“保存” 按钮进行保存，即修改完成，修改完后点击“关闭” 按钮退出。 （六）全文/图像上传 对案卷或文件进行全文、图像上传的操作，可以有两条途径进入操作页面： 1、用户可以在“档案文件信息管理”页面下，通过点击对应案卷或文件左侧的三个超链接。如下图红框中所示： 2、用户也可以在“编辑案卷/文件”页面下，点击“输入员”右侧的三个按钮。如下图： 文件上传操作： 1、点击“全文”超链接或是“全文”按钮，进入“文件、案卷提要”页面，如下图： 点击“浏览”按钮，可以查找本地计算机以及局域网上所要上载的文件，将文件以附件形式添加。 例如：选择了本地计算机C盘下的“教材研究基金管理办法.doc”作为上载文档，并设置其“文件题名”为“教材研究基金管理办法.doc”，“上传方式”为“上传整个文档”。如下图： 选择好上载文件并完成设置后，用户可点击下方“上传”按钮，系统完成文件的上传。出现序号为1的附件。 如果用户需要对所上传的电子文件进行编辑，可点击浏览下的图标，就可以看到这个文件doc格式的全文。如果客户端装有Word软件，可以在浏览器中以Word的方式打开。 图像上传操作： 对图像操作，可点击“图像”超链接或是“图像”按钮，系统进入“案卷、文件相关图像”页面，如下图。接下去的操作方法与全文相似。考虑到通常的网络情况，上传的图像文件最好不要超过5MB，建议使用JPG格式。 三、目录打印操作 打印操作首先需要选择打印的记录，即打印的范围；然后选择打印目录的模版，即打印出的样式。 打印范围的确定 系统支持以下几种入口确定打印的范围：打印当前类目、打印所有类目、打印检索结果、打印队列； 1、打印当前类目与打印所有类目 这是基于三级类目来确定的打印范围。如果要打印某个类目下的文件，可以先选择这个类目，然后点击“打印当前类目”，如果要打印整个表的文件，可以直接点击“打印所有类目”。如下图红线所示。 点击“打印当前类目”或“打印所有类目”即出现一个目录