流程设定操作手册目录.docVIP

PAGE PAGE 15 流程設定操作手冊目錄 一、送會流程…………………………………2 二、陳核流程…………………………………3 三、修改流程…………………………………4 四、退文流程…………………………………5 五、常用流程設定……………………………8 六、申請改分流程………………………… 10 七、申請展期流程………………………… 12 八、檔案調閱流程………………………… 14 流程設定操作手冊 所謂公文流程係指公文從收文（或創簽稿）至發文、歸檔之全部流程。依流程設定方式可分為送會、陳核、修改流程及退文流程。 一、送會流程：承辦人於創簽稿完成後，視公文涉及之相關單位（參考本校分層負責明細表），於電子公文系統中設定會辦單位及陳核單位。其操作方式如下： (一)核章後，點選「送會」 (二)右側的組織中選取要拉選的會辦及陳核單位，會辦單位拖曳至上方「會辦」的框框。 (三)系統自動帶出預設陳核（指依組織架構預設，承辦單位之主管、一級單位、秘書室及校長室）流程。依本校分層負責明細表變更決行單位時，須先選取新增的決行單位後，再移除非決行的單位。 　 (四)流程設定完成後，點選「送出」，系統將依設定的流程此文送至 下一關的待處理公文中。 (五)點選送出後，系統將帶出公文送至下一關卡的訊息。 二、陳核流程：系統自動帶出預設陳核（指依組織架構預設，承辦單位之主管、一級單位、秘書室及校長室）流程。承辦人於創簽稿完成後，如公文不須會辦其他單位，則依本校分層負責明細表規定，於電子公文系統中修改陳核流程。其操作方式如下： (一)核章後，點選「陳核」。 (二)於右側的組織中選取要拉選的陳核單位至左邊的框框，並依陳核的先後排序。 註：如要移動陳核單位的順序，則其步驟如下： 　　1.以滑鼠按住要移動的單位。 2.在要放置的位置，也就是原本2個單位的中間會出現一條粗黑線，再放掉滑鼠即可。 三、修改流程：主管可視公文需要，修改流程，來增加會辦或審核之單位。 (一) 執行之人員權限：承辦、會辦、決行層級之有「主管」權限者。 （二）其操作步驟如下： 　　1.核章後，點選「修改流程」。 　 　 2.同送會之拉選方式，將要加會的單位拉至上方會辦框框，要增加的審核單位拉至下方的框框。 四、退文流程：公文於流程中，各權責人員可視需要，將公文退給原承辦人、會辦單位內承辦人、單位登記桌或主管登記桌等，進行內容及流程修正、補件的動作。其操作步驟分述如下： （一）、退前人員 1.可執行之人員權限：會核流程中的一、二級主管 2.其操作步驟如下： （1）於簽收後，點選「退前人員」。 （2）系統提示「確定是否要退前人員，選擇「是」。 　 （3）輸入退文理由後，按下「確定」，即可將公文退回該單位內之 前一位核章人員之待處理公文。 （二）退原承辦人 1.可執行之人員權限：承辦單位內受會辦之承辦人、會辦單位登 記桌、會辦單位內之承辦人。 2.其操作步驟如下： 　 （1）點選「退原承辦人」。 　 （2）系統提示「確定是否要將公文退回原承辦人」，選擇「是」。 　 （3）輸入退文理由後按下「確定」，即可將公文退回業務單位之 承辦人之待處理公文。 　 （三）退承辦人 1.可執行之人員權限：承辦／會核單位之一、二級主管、主管 登記桌、單位／總發文人員、檔管人員。 2.其操作步驟如下： （1）點選「退承辦人」。 　 　　 （2）系統提示「確定是否要退承辦人」，選擇「是」。 　 （3）輸入退文理由後按下「確定」，即可將公文退回承辦人之 待處理公文。 　 註1：『主管登記桌』、『承辦單位一、二級主管』、『審核層級主管』、『單位/總發文人員』及『檔管人員』執行該功能，是將公文退給原承辦單位之承辦人。 　　『會辦單位一、二級主管』及『會辦單位主管登記桌』執行該功能，是將公文退給會辦單位內之承辦人。 註2：『會辦單位一、二級主管』、『主管登記桌』，無法將公文退原承辦人。如要退原承辦人，需先將公文退至單位內承辦人，再由承辦人執行「退原承辦人」。 註3：針對以下情況，單位/總發文人員需將公文退回至原承辦人之情事者： 附件不齊全。 文稿內容有錯誤或有可疑之處。 文稿未經判行。 漏蓋印信。 受文者不符。 如認文稿不合程式。 機密文書未註記解密條件或必威体育官网网址期限者。 承辦人要求。 其他。 註4：依點收作業要點之規定，針對以下情況，檔管人員需將公文退回原承辦人之情事者： 案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 案件污損、內容不清楚或無法讀取者。 案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 案件文(編)號有誤者。 案件未填註分類號或保存年限者。 案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。 案件未依規定蓋騎縫章或職