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1; 为什么要文件管理！ ①满足标准要求 在ISO9001:2015标准4.4.2中明确要求组织建立并保持必要时的成文信息，以支持质量管理体系运行。 ②工作的依据 通过文件知道自已的工作权责和内容，明确自己的工作范围，保持一致的和稳定的工作方式，避免由于口头交待导致“交接失误”。 ③改善人际关系 用于工作的依据全部在书面上有明确的要求，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时减少了同事之间摩擦的机会。 ④对组织外部展示组织的能力 对供方的要求形成清晰、明确的框架，并向组织的顾客或其他相关方展示组织的能力。 ⑤提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，可在此基础上通过日常工作不断提升管理和技术的要求。 ;培训大纲;一、文件相关;1.2、文件的定义：;电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。 电子文件包含的种类非常多，比如有文本文件;word.excel.ppt.txt .html,有声音文件：mp3,wma,有图片文件，JPG.BMP.DWG.还有音视频文件等。 我们处于一个信息化的时代，你会发现，计算机里面的重要文件远比办公桌上的文件还要多。计算机内部的电子文件有效管理对日常工作至关重要。 ;1.4、电子文件的存储;二、文件的管理;1、看不懂编码规则，文件找不到！ 2、文件与运行不适宜时，不知如何操作！ 不知道如何会签、受控发行！ 3、按文件执行时不是必威体育精装版版本！ 4、外来文件不知怎么识别和运行！ 5、文件不知道如何保存！ ......;2.2、文件结构;2.3、文件的层次;2.4、文件的分类;2.5、管理制度、操作规程！;14;2.6、文件管理要点：;2.7、文件控制流程图;2.8、外来文件控制; 3.1、文件格式： 封面/修订页/正文/附件/附表（五部分） 封面：文件名称/文件编号/制定部门/生效日期/文控印章/制定/审查/批准/密级等。 正文常用“八步天龙”的格式 1.目的/2.范围/3.定义/4.职责/5.内容 6.参考文件/7.记录表单/8.附件（如：流程图） 页眉：公司名称/文件名称/文件编号/生效日期/版本号/页码/制定部门/密级等。 页脚：制定/审查/批准等。;3.2、名词解释;3.3 、文控六字真言; 3. 3.1.1编制的文件应达到如下目标（了解）： 满足ISO9001：2015标准的要求； 满足有关法律、法规的要求； 总结管理经验，利用或融合原有文件的有效内容，确保相关要求兼容，形成一个完整的文件体系； 文件应具有先进性、科学性和可操作性； 文件内容应系统、完整，术语、格式应统一、协调； 文件应有编号、版本号、页码等标识； 文件应经评审、批准发布； 文件应定期评审和适时的更改，以保持持续有效。; 符合性 符合标准的要求；符合法律法规的要求； 符合组织的质量方针和质量目标； 满足产品特性要求。 确定性 在描述任何质量活动过程时，必须具有确定性。即何时，何地、做什么，由谁（部门）来做，依据什么文件，使用什么资源，怎么做，怎么记录等，必须加以明确规定。排除人为的随意性，保证过程的一致性，确保过程质量的稳定性。 相容性 质量管理体系文件之间应保持良好的相容性，即不仅要协调一致，不相互矛盾，而且要各自为实现总目标承担相应的任务。 可操作性 要符合组织的客观实际，使其具有可操作性。这是文件得以贯彻执行的重要前提。 ;3.3.1.2编制的原则;3.3.1.2编制的原则;3.3.1.2编制的原则;3.3.1.3编制的注意事项;文字表达准确、顺畅、简练 要注意文字表达的规范性。“准确”就是要表达清楚，避免歧意。“顺畅”就是要语句通顺，流畅。“简练”就是要简洁、明了。 质量管理体系文件要用词准确，例如：“必须……”、“应该……”、“应……”、“允许……”、“注意……”表示要求严格程度是不同的；不能用“是否……”、“请……”、“希望……”等词。;28;29;30;31;32;33;34;3.3.2、文件审批流程;3.3.3、文件的发行;37;38;39;40;文件类型;42;3.3.5、文件的保存;44;45;46; 对于作废或删除的文件视情况可实施销毁；如需日后参考 使用，体系科对作废、删除的体系文件原稿须加盖红色“ 作废”章后进行保存， 人资档案类、工艺记录类、检测记录类、点检类的记录保 存期限为3年，其中涉及环境管理物质及特种设备的相关 记录保存年限为10年，涉及公司财务的记录根据需要实施 保存。 ;四、公文类;49;50;51;52;53;文件夹上以统一格式注明 文件名称;表单名称：报检单 日 期：2013年10月 保