电子都庁推进计画.pdfVIP

電子都庁推進計画 第２部 第２章 第３ ＞ 第３ 業務の抜本的な改革と行政運営の高度化・効率化 ＞ 第３ 業務の抜本的な改革と行政運営の高度化・効率化 ＞ 第３ 業務の抜本的な改革と行政運営の高度化・効率化 都民から信頼される都政を実現するには、効率的で無駄のない業務運営はもとより、正確で 迅速な都民サービスの提供をしていかなければなりません。 そのためには、基幹となる内部事務へのＩＴの積極的な活用を進め、都政を内部から変革し ていきます。具体的には、手続や処理にかかる時間を短縮し、効率化を図るために文書関係事 務や庶務関係事務など従来事務へＩＴを導入するとともに、業務のノウハウを始めとした知識 の共有、公共事業に関連する一連の事務管理システム、政策決定の支援に利用できる地理情報 システムなどの先進技術の活用も図っていきます。また、大都市に共通の課題を解決するため に、総合行政ネットワーク等を活用し、東京圏を構成する各地域の自治体との連携を図ってい きます。 これにより、行政コストの一層の削減と業務の飛躍的なスピードアップ、自治体間の効果的 な広域連携を進め、都民サービスの質的向上を推進していきます。 ○ 文書事務の電子化 ○ 内部庶務事務のシステム化 ○ 会計関係事務の電子化 ○ ナレッジマネジメントの導入 ○ 東京圏における広域情報ネットワークの活用 ○ 建設ＣＡＬＳ／ＥＣの導入 ○ ＧＩＳの利用拡大 - 69- 電子都庁推進計画 第２部 第２章 第３ １ １ 文書事務の電子化（文書総合管理システム等の導入） １ 文書事務の電子化（文書総合管理システム等の導入） [概要及び目的] 現在都では、意思決定は原則として文書により行っています。文書事務の効率化・簡素化 を図り、意思決定や情報公開の迅速化を可能とするよう、文書事務の電子化を進めます。こ のため、文書の収受、作成から決定、保存及び廃棄までのライフサイクルを一元的に管理す る「文書総合管理システム」を導入します。 [現状] 都では、起案文書を関係者に回付し決定する方式により意思決定を行っていますが、軽易 なものを除いても年間約７０万件にものぼります。このため意思決定手続に多くの時間を要 し、業務で使用する紙も膨大な量にのぼります。しかも、紙で作成・保存されている文書は、 分類整理に手間がかかるうえ、検索に時間や労力などを要することから、有益な資料等が有 効に活用されにくくなっています。同様の理由から、都民に対する情報公開においても文書 検索情報の提供は十分とはいえません。 [方向性] 起案文書や各種資料等を電子化し、一元管理します。このことにより検索等を容易にし、 その活用が所管の組織だけでなく他部署においても行えるようにするとともに、情報公開の 迅速化を図ります。また、従来多くの時間を要した紙による意思決定手続を、電子的な決定 方式に切り替えていくことにより、意思決定の迅速化を図ります。 文書総合管理システムの構築に当たっては、電子都庁の基盤システムとしてとらえ、他の システムとの連携等について、基本的な方針を明らかにした上で、以下のように取り組みま す。 ① 文書目録情報・令規集データベース、文書保存委託管理の構築 文書の件名、記号番号、保存期間、保存場所等の文書目録情報をデータベース化し、シ ステムを利用して起案文書を作成できるようにします。このデータベースには、資料文書 等の文書目録情報の登録も行います。電子決裁が導入されるまでは、作成後の処理は紙で 行います。 また、東京都令規集や法令集のデータベース化、文書保存委託管理のシステム化を図り ます。 これにより、文書作成・管理・保存・検索等の効率化や省力化を進めるとともに、情報 公開に向けた基盤整備を図ります。このシステムは、平成１３年度中に稼動を始めます。 ② 情報公開用データベースの構築 文書の件名等を検索できる文書検索目録を都のホームページに構築します。