律师事务所竞聘流程及指引.docVIP

PAGE \* MERGEFORMAT 1律师事务所竞聘流程及指引根据集团公司《中介聘用管理办法》，聘用律师服务费超过20万元人民币或者5万美元（在中国大陆以外的其他国家或者地区聘用律师的适用5万美元的门槛标准）的：（1）申请单位需与股份公司法律部一起邀请3家以上的律师事务所进行竞标并择优聘用，因特殊原因需要豁免竞标的，需经主管申请单位的集团/股份公司领导审批同意；（2）根据本条第（1）项所述程序确定拟聘律师后，申请单位需向股份公司法律部报送《中介机构聘用申请表》，经总法律顾问审批同意后方能聘用。为保证各单位能够根据上述规定公正、效率地聘用律师事务所，股份公司法律部对竞标聘用律师事务所制订了如下工作流程及指引，请各单位遵守：一、提交申请，明确需求1、需要竞标聘用律师事务所的单位（以下简称“申请单位”）应提前五个工作日以电子邮件等书面方式向股份公司法律部（电子邮件发送至股份公司法律部总经理，抄报股份公司总法律顾问及申请单位的主管领导）提出申请。2、申请应说明需要聘用律师服务的事项、服务内容、服务期限以及对服务机构的具体要求，并可推荐竞标机构候选人（应列明所推荐律所的名称、情况介绍、联系人信息以及推荐理由）。3、申请单位还应在申请中指指定本单位具体参加该项律师竞聘工作的经办人。建议申请单位指定至少两名经办人，其中，一名来自申请单位法律部门，一名来自申请单位相关业务部门。二、组成竞聘工作组，确定邮件发送范围1、股份公司法律部将在收到申请后1个工作日内指定一名律师作为该项律师聘竞聘工作的经办人，与申请单位指定的经办人一起组成竞聘工作组（以下简称“工作组”），共同负责竞聘具体工作。2、申请单位和股份公司法律部应在确定工作组人员后马上共同确定该项律师竞聘工作相关邮件发送范围（以下简称“EDL”）。EDL中，股份公司方面应包括总法律顾问及股份公司法律部总经理，申请单位方面应包括申请单位法律工作负责人、相关业务部门领导以及申请单位确定要包括的其他人。所有与该项律师竞聘工作相关的邮件均应操送EDL上的每个人。EDL上面的人为议标人和定标决策人。EDL上的人应与工作组成员分开，既不能既是工作组成员，又是议标人和决策人。三、确定竞标机构候选名单1、参加竞标的律所应不少于3家。2、申请单位和股份公司法律部均可推荐候选律所。进行推荐时，需以电子邮件方式列明所推荐律所的名称、情况介绍、联系人信息及推荐人（如果发电邮的人不是推荐人）以及推荐理由。3、EDL上的所有人均可通过电子邮件方式对被推荐的律所进行资格审核，发表意见，提出不同的看法，并根据集体讨论意见确定3-6家律所进入竞标机构候选名单。申请单位和股份公司法律部应在确定工作组人员后一个工作日内确定竞标机构候选名单，除非双方共同同意延长该期限。4、为避嫌，工作组成员无权推荐候选律所。四、签署必威体育官网网址协议并进行利益冲突查询(Conflict Check)。1、竞标机构候选名单确定后，申请单位经办人应与名单上的律所联系查询利益冲突情况（为此目的，申请单位经办人可能需要向其提供必要的信息）。2、若需要聘用律师服务的事项非常敏感，申请单位经办人应在向候选机构披露相关信息以便其进行利益冲突查询前，要求其签署必威体育官网网址协议。其他情况下，必威体育官网网址协议可以在发送《邀标函》时要求候选机构签署。3、候选机构应以电子邮件等书面方式确认其有无利益冲突，以及有利益冲突的话，是否取得了相关方的豁免。候选律所确认无利益冲突的，应要求其签署《无利益冲突承诺函》（格式见附件）或以电子邮件形式确认其无利益冲突。4、候选机构有利益冲突并且未能确认取得相关方豁免的，应将其从竞标机构候选名单中删除。5、申请单位和股份公司法律部应在确定竞标机构候选名单后三个工作日完成利益冲突查询，除非双方共同同意延长该期限。五、起草并发出邀标函1、工作组应充分沟通讨论需聘用律师的事项的具体情况（包括但不限于事项背景、工作时间表、对拟聘律所的具体要求等），并据此起草《邀标函》（Request For Proposal或者Invitation to Bid）。2、《邀标函》一般包含以下内容：（1）简单介绍需要其提供法律服务的事项；（2）明确律师工作范围；（3）明确律所报价函需包括的内容（报价函一般应至少包括：a.律所对工作范围的确认，b.阶段性及/或整体封顶报价，c.律师团队的组成、各律师简历以及相关工作经验）；（4）最晚报价时间，报价函发送方式以及函件接收人信息等。3、《邀标函》应明确要求各律所准备两份书面报价，密封快递，一份给股份公司法律部经办人，一份给申请单位经办人；并应明确提醒其不要在快递的同时通过电子邮件将报价函发送给我方任何人。4、《邀标函》可通过电子邮件的方式向各候选律所发送。经办人应在确定竞标机构候选名单后当日向所有候选律所发出《邀标函》，除非申请单位和股份