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時間管理事務人員專業課程 Venue: K6 Conf. #1 Time: 03/30/2001 09:30~11:00 Rev.: Orig.; Prepared by roger 請閉目一分鐘思考這個問題 如果妳的餘生只剩下三天, 妳會做那三件事情? 時間管理是什麼? 時間管理不是什麼? 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己本身的問題 時間管理是什麼? 時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 以令自己更富績效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 猜猜看, 以下那一個比較好?Why? A.效能不好, 但是表現卻很穩定 B.效能好, 但是表現卻不穩定 C.效能很好, 表現也很穩定 人, 為何安於現狀? 為何妳我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀 1.無奈 2.不確定改變之後會更好 3.因為現狀是妳我最熟悉 當妳開始不滿於現狀時, 表示會有新的事物發生在妳的身上…..但是要用對 “新的思考方式” 請用三條直線把點串起來,但是筆不可離開紙張 請用四條直線把點串起來,但是筆不可離開紙張 妳可知道為何會畫不出來? 因為妳跳不出原來的思維習慣 但是假設妳畫了出來. 恭喜妳, 妳可以用新的角度去思考一個舊有的問題 跨越四種時間陷阱 陷阱一:時間的配置不對 Reaction消極回應 vs Proaction 積極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是預防 預防勝於處理 正確的行事優先順序 不合理的時間配置 明智的時間配置 80/20法則2/2 80/20 法則是個不變的真理 20%的產品或客戶, 涵蓋了80%的營業額 80%的財富, 集中在20%的人群裡 20%的主要原因, 造成80%的良率損失 8.80/20法則1/2 the Vital Few the Trivial Many 柏拉圖法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益 你所完成的工作裡, 80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的 80/20 法則圖示 80/20原理意示圖 陷阱二: 拖延 除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 2種方法如何克服拖延惡習 1.成本/效益分析法 成本 . . . . . . 好處 . . . 2.思維習慣的改變 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它. 陷阱三: 有求必應 會花太多時間, 時間不夠會犧第二項受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請託的原因 接納請託比拒絕請託容易 擔心觸怒請託者 想要做廣受愛戴之好人 不了解拒絕請託之重要性 不知如何拒絕他人之請託 陷阱四: 事必親躬 韓非子.八經 下君,盡已之能. 中君,盡人之力. 上君,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. 為何事必親躬? 因為怕部屬取代 不放心部屬, 不信任部屬 要求標準過高 Conclusions: 執行能力的強化 良好工作習慣的養成 兵貴速戰速決 養成做備忘錄的習慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時 執行是從那裡展開 “執行”的寫照 Just Do It 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨 行動才是企劃的開始 把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20% 執行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷 “執行”的需要與不需要 不需要 退卻 思考, 猶豫 需要 “蝦米都不驚”, 勇往直前 毅力 轉彎 韌性 執行不是一成不變的 應變的意示圖: 投石問路 執行的速度與技巧 執行的速度: 兵貴速戰速決 養兵千日, 用在一時 (資源珍貴) 時機稍縱即逝 將變數降至最低 生米已煮成熟飯型 (老公,來不及了) 自廢武功型 (成績已經貼出去了) 客戶的感受 加速度, 勢如破竹. 兵貴速戰速決的時機 並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決 #1 是專案的要徑任務或是一群人要等你的決策之後方能動作 (丟球) #2 重要事件的關鍵任務. 通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的 20%. #3 時機稍縱即逝的機會. 有時候機會的有效性僅限於某段時間, 甚至短到幾分鐘而已. Hand Carry ! 讓程序進行最迅速的方法 當然需要先了解程序及關鍵點 見面三分情 親自與關鍵人物(經理) 面對面溝通 執行的技巧: Key Success Factor 靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走(游刃有餘). 分解完畢牛尚不自知已經被解體 由計劃階段時即被簡單勾勒出來 做對的事情, 並不會耗費太大的力氣. 反而做不對的事情, 才需花時間東補西補. Buffer 緩衝區 並不是每件事情都那麼的急 如