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公文处理管理程序 页码 PAGE 23/22 PAGE 编 号：COAMC-B-总办-001 版 次：A/0 受控状态：受 控 公文处理管理程序 编制： 罗小红 审核： 张杰武 批准： 时桂芬 2007年3月30日发布 2007年5月9日实施 目的 规范公司系统公文处理流程，提高公文处理效率和质量，实现公文处理制度化、程序化。 范围 适用于公司公文发文、收文处理流程的管理。 除密级文件、内部人事文件、劳资文件、纪检监察文件以及其他需要以纸质运转的发文以外，其他发文一律进入公司无纸化办公平台以电子公文形式流转。系统内收文以电子公文形式流转；涉及公司相关业务和内部管理的系统外非密级收文，在扫描后以电子公文形式流转。 公司无纸化办公平台中电子公文的管理，另行制定相关规定。 术语定义 本程序所称的公文：指公司在经营管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书（非制度性文件，不含签报），是公司开展业务活动和依法管理的重要工具。 发文办理：指以公司、总部各部门和各办事处名义制发公文的全过程，包括拟稿、审核、会签、核稿、签发、用印、分发、归档等环节。 收文办理：指总部及办事处对收到的系统外来文（政府、企事业单位及有关单位正式发送公司的文件）、系统内来文（公司总部与各办事处之间往来正式发送的文件）和信件函电（系统内外往来的非正式发文形式的信件、通知、函、电话记录单等）进行签收、登记、批转、阅批、分发、承办、归档的全过程。 职责 总部拟稿部门（办事处各处室）：负责文件的拟稿、核稿、复核、办结、归档等工作。 总裁办公室文档处（办事处办公室）：负责文件的签收、登记、呈送、分发、制作、打印、盖章、发送、转发、分发等工作。 总裁办公室总经理室成员（办事处办公室负责人）：负责审核和批转有关文件。 总裁办公室秘书处：负责签收、核稿和督办呈送公司领导签批的文件。 公司领导（办事处领导）：负责签批和阅示有关文件。 相关协办部门：负责阅知、协办、办结和存档与本部门业务有关的文件。 发文办理 发文包括公司发文、总裁办公室发文、总部各部门（办事处）发文。 总部各部门均可申请使用公司发文字号，在“公司发文稿纸”上填写有关内容。公司发文流程：包括发文拟稿、处负责人审核、部门总经理室成员审核、会签、总裁办公室核稿、公司领导签发、用印、发送、归档等工作环节。 总部各部门均可申请使用总裁办公室发文字号，在“总裁办公室发文稿纸”上填写有关内容。总裁办公室发文流程：包括拟稿、处负责人审核、部门分管总经理室成员审核、会签、一般的文件用拟稿部门总经理签发（比较重要的文件可送公司领导签发）、用印、发送、归档等工作环节。 有发文字号的部门可使用各部门的部门发文字号，在“部门发文稿纸”上填写有关内容。总部各部门发文流程：包括发文拟稿、处负责人核稿、部门分管领导审核、会签、总经理室签发、用印、发送、归档等工作环节。 区分发文文件类别 公文拟制时，应区别文件是否属于ISO制度性质量管理体系文件，分别按相应的行文规则拟文。ISO制度性体系文件的编写，执行《质量管理体系文件编写规范》；其它文件的编写，执行本规程和《公文行文规范》。 非制度性文件发文流程 发文拟稿 1）一般性转发公文或部门职权内决定的事项，须以公司（办事处）名义发文时，公文拟稿部门可直接拟文，不需签报。 2）涉及重大事项的公文（有关会议审议通过的事项除外），公文拟制单位应先拟制签报稿，说明拟发文的主要内容和原则，并向公司（办事处）分管领导签报。 公文拟制应遵照部门分工负责的原则，谁主管的事项由谁拟办。 拟稿人须在“公司发文稿纸”上写明发文类型、紧急程度、密级类型、主办部门、拟稿人、标题、会签部门、发送（部门）单位、主题词、正文与附件标题等要素。密级类型的确定按照《必威体育官网网址工作管理规范》执行。 如文件涉及生效和废止，必须在发文中列明时效。 审核 审核的具体要求是： 1）文稿内容是否符合国家的法律法规、党和国家的方针政策和公司的有关规定，与公司当前中心工作和其他有关文件有无矛盾；与公司已发布的其他文件有无矛盾； 2）拟稿人所拟文稿是否与领导的批示、指示相符； 3）是否符合本单位的职责范围和工作意图； 4）文字表述、结构安排、公文格式等是否符合要求。 会签 对于涉及其他相关部门职权范围内事项的公文，会签文件由拟稿部门文书人员登记后当天直接送会签部门文书人员，由会签部门文书人员送本部门总经理室成员阅示。如有会签意见的，在“会签意见单”上填写意见，如相关部门意见有分歧，主办部门负责人应当出面协调，仍不能达成一致时，主办部门应列明各方理据，在“会签意见单”上提出建设性意见，并与相关部门会签后报请公司分管领导批示