文件和资管理程序.docVIP

1.目的： 对管理体系运行有关的文件和资料进行控制，确保管理体系及其它相关活动有关场所使用有效版本文件。 2.范围： 适用于所有管理体系有关的文件和资料的控制（包括外来文件、法律法规、电子文件等）。 3.术语： 3.1质量管理管理体系文件的分类：按级分 一级文件：质量管理手册，规划公司质量方针、目标以及质量管理体系的总体要求。 二级文件：程序文件，规划公司系统的作业流程，各部门协作关系，信息传递的方式和途径。 三级文件：作业指导书或管理规定等，规定具体作业方式和作业方法等支持性文件。 四级文件：各类的记录等。 外来文件：顾客或公司外所输入的图样与资料或书籍文件（安全法规及国际、国家标准等）。 3.2 受控文件包括一级、二级、三级文件。其中受控的三级文件有产品图纸、作业指导书、控制计划、工装模具图纸、岗位职责、公司管理制度、仓库管理规定、安全操作规程等技术及管理性文件。 3.3外来文件：顾客或公司外所输入的图样与资料或书籍文件（政府、安全与环保法规及国际/国家标准）等； 3.4 受控文件： 3.5导读：以会议的形成，组织文件相关的职能部门主管，对文件的适宜性、各部门之间的接口进行评审，并形成书面的评审记录。 4．职责： 4.1 文件编制、审核、批准矩阵表： 文件类别 编制 审 核 批 准 质量手册 管理部主管 管理者代表 总 经 理 程序文件 责任部门主管 管理部经理 管理者代表 支持性管理文件 责任部门 责任部门经理 管理部经理 支持性技术文件 责任部门 责任部门经理 品研部经理 设备操作规范 设备主管部门 设备主管部门经理 设备主管部门经理 4.2 管理部为本程序的责任部门，主导本程序的编制、发行、实施、修订工作； 4.3 公司其他职能部门，按照本程序的规定进行文件的编制、评审、会签、审批等实施工作。 5.工作程序： 序号 责任部门 工作流程 形成文件/记录 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 各相关部门 相关部门 相关部门 审核责任人 批准责任人 管理部 文件编制部门 管理部 文件使用部门/管理部 管理部 文件编制部门 管理部 文件编制/修订/作废申请表 文件导读记录表 培训记录 文件发放回收记录表 文件归档清单 文件日常检查表 文件发放回收记录表 文件编制/修订/作废申请表 5.1文件收集、编制/修订需求的识别 5.1.1各职能部门在各自职责与工作需求范围内收集各类所需的文件和资料，根据日常工作识别的工作流程优化的需求，识别文件修订的机会。 5.1.2 各职能部门在各自职责与工作需求范围内，负责所管辖工作相关文件、记录的编制/修订工作。文件的编制/修订部门在编制/修订文件之前，须填写《文件编制/修订/作废申请单》，二级文件及管理类三级文件须经管理部经理批准、技术类三级文件须经品研部经理批准后，方可实施编制/修订，设备操作规范须经设备主管部门经理批准后方可实施编制/修订。 5.2 文件的编制和修订 5.2.1 文件的编制/修订 各职能部门根据4.1中规定的职责进行编制/修订文件，文件的修订部门须为文件的编制部门。 5.2.2 文件的编码： 5.2.2.1 文件的编码 文件类型 文件编号规则 备注 质量手册 Q/HY-QMS-XXXX XXXX：文件编制年份 程序文件 Q/HY-XXX-XX XXX标准条款号，XX文件顺序号 三级文件 Q/HY-ZD/SOP/JS/SIP- XX ZD: 管理制度 SOP: 作业指导书 JS: 技术文件 SIP: 检验规范 XX:表示顺序号 四级文件 文件编号-XX XX表示顺序号，相对应 5.2.2.2 版本/修订号的编码： 文件的版本号从1到9，修订状态从0到9，第一版、第一次编制的文件的版本号为“1.0”。文件经多次更改（修改状态从0到9时）或文件需进行大幅度修改时（修改幅度大于20%时）应进行换版，原版次文件作废。 记录表单的版本号从A到Z，修订状态从0到9，第一版、第一次编制的文件的版本号为“A/0”。记录表单经多次更改（修订状态从0到9时）或需进行大幅度修改时（修改幅度大于20%时）应进行换版，原版次记录表单作废。 5.2.3 文件的内容： 除技术性支持文件外，所有的文件均需包括封面、修订履历、正文三个部分，正文部分须包含八个条款，即：目的、范围、术语、职责、工作流程、相关文件、相关记录、绩效指标； 5.2.3.1 目的：编制文件需要解决的问题； 5.2.3.2 范围：所编制文件的适用范围，系统的描述文件所适用的对象、流程、区域范围等相关内容； 5.2.3.3 术语：对文件中所使用的专业术语进行列举和说明； 5.2.3.4 职责：对文件中所描述的工作流程、规程、制度所涉及的部门进行列举，并说明每个部门