南京邮电大学电子文件归档和管理办法_GAOQS.pdfVIP

南京邮电大学电子文件归档与管理办法 第一章 总 则 第一条 为了加强对我校形成的电子文件的归档与管 理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电 子文档的安全和信息的可用性，充分发挥电子文档的凭据参 考作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《江 苏省电子文件归档与管理办法》等有关法规，结合我校的实 际情况，特制定本办法。 第二条 基本术语解释 ^_^ （一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数 码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设 备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为 档案保存的电子文件。 （三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电 子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生 影响的历史环境等信息。 （四）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括 文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、 字处理和图形工具软件、字符集等数据。 （五）电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行， 不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限 向档案部门移交的过程。 （六）电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到 可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 （七）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构 和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。 （八）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、 背景信息和元数据等无缺损。 （九）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性 和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、 ^_^ 载体的完好性和兼容性。 （十）捕获：指对电子文件进行实时收集和存储的方法 与过程。 （十一）迁移：指将源系统中的电子文件向目的系统进 行转移存储的方法与过程。 第二章 管理体制和职责 第三条 根据《中华人民共和国档案法》的相关规定， 学校和学校所属机构都要明确电子文件归档管理工作的分 管领导，协调解决实际问题。 第四条 学校所属机构均要配备一名政治业务素质较 高、具有一定计算机管理水平的电子文件管理员，负责本部 门形成的电子文件的收集、积累与向档案馆移交工作。 第五条 学校所属机构从电子文件产生时就要有严格 的管理制度和技术措施。电子文件的形成、承办、运转、整 理与归档等工作，由承办(业务)部门负责，要将电子文件的 整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子 文件的真实性、完整性和有效性。 第六条 对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分