科技档案管理(2011年档案业务培训教程).docVIP

科技文件管理和 科技档案管理 档案业务知识培训班 科技文件和科技档案的概念 科技文件：是记录和反映科学技术活动， 科技文件：是记录和反映科学技术活动，传 递科技思想的文字、图表、 递科技思想的文字、图表、声像等文件材 料的总称。 料的总称。 科技档案：指企事业单位和国家机关、 科技档案：指企事业单位和国家机关、社会 组织及个人从事生产、科研、 组织及个人从事生产、科研、基建及管理 活动形成的对国家和社会具有保存价值的 应当归档保存的科技文件材料。 应当归档保存的萍嘉募牧稀? 科技文件与科技档案的关系 科技文件 科技档案 科技档案 科技档案是对国家和社会具有保存价值的科 技文件材料，并非所有在科技、生产活动中 形成的文件材料都具有保存价值。 没有保存价值的文件不需要归档。 有没有保存价值是科技文件材料能否转化为 科技档案的基本条件。 科技档案和其他档案的区别 它产生于生产、科研、基建以及管 理活动之中，它记述和反映自然界 各种物质现象和运动规律，记述和 反映人们认识自然、改造自然的各 种活动，它是一种科技信息及其载 体。 科技档案与科技资料的区别 科技档案：是生产、科研、基建以及管 理活动的原始记录，它是第一手材料。 科技资料：不是生产、科研等活动的第 一手材料，是为生产、科研等活动参考 需要而事后另行编写和收集整理、交流 或购买来的间接性材料。 第四章 科技文件管理 本章主要阐述 科技文件基本知识 科技文件编制 科技文件整理 科技文件归档 第一节 科技文件的概念、 科技文件的概念、 特点、 特点、作用及类型 一、科技文件的概念 二、科技文件的特点 三、科技文件的作用 四、科技文件的基本类型 二、科技文件的特点： 科技文件的特点： １.专业技术性：是科技文件最突出的特 点。 ２.成套性：在科技文件的整理、保管及 利用等方面起着重要的规定和制约作用。 ３.更改性：科技文件的形成贯穿于专业 技术活动的整个过程，处于形成、使用 的动态过程中。 ４.通用性：标准化工作的不断发展奠 定了科技文件通用性的基础。科技文 件在行业专业间的交流、借鉴???使用， 充分体现了科技文件的通用性特点。 ５.现实性：是指科技文件从科技生产 活动的开始到结束，自始至终都发挥 着作用。 三、科技文件的作用 １. 是指导科技生产建设活动的重要依 据。 ２. 是继承科技知识的重要手段。 ３. 是提高经济效益和社会效益的重要 工具。 。 四、科技文件的基本类型： 科技文件的基本类型： １. 图样科技文件：机械制造图、建 筑设计图、地质图、气象图等。 ２. 文字科技文件：各种任务书、预 算书、报告书、项目总结、鉴定书等。 。 ３. 其他形式的科技文件：配套目录、 图样目录、设计变更通知单、工艺卡 片、设备保养维修事故记录卡（单）、 工程验收单、材料试验单等。 ４. 非纸制载体的科技文件：电子文 件和声像文件。 第二节 科技文件编制 一、科技文件编号 二、科技文件更改方法 三、科技文件审签程序 四、科技文件管理措施 一、科技文件编号 科技文件的编号是管理和使用科 技文件的工具，由设计人员在设计科 技文件的工具， 技文件时编制。 技文件时编制。 （一）编号的要求 １. 每份科技文件必须有独立的编号， 同一代号不能代表两种以上的科技文 件。 ２. 科技文件的编号应与所反映的对 象的代号相对应。 ３. 应编制科技文件编号方案。 ４. 科技文件的编号由代字和代号 组成，代字为汉语拼音字母，代号 为阿拉伯数字。 （二）科技文件编号方法 １. 项目结构编号法：反映各文件的隶 属关系，结构关系及有机联系。包括产 品隶属编号法和工程结构编号法。 ２. 分类编号法：将一个专业，一个 系统或一个企业的全部科技文件按其性 质特征用途专业等采用十进位制分类法 进行编号。 产品隶属编号法 零 件 K528.1-001 K528.1- 产 品 部 件 零 件 K528.1K528.1-002 K528 K528.1 零 件 K528.1K528.1-002 K528 产品型号 .1 ― 002 零件序号 结构组成部分 代号（部件号） 代号（部件号） T36 产品型号 ― 3 .2 .1 ― 002 零件序号 结构组成部分代号 部件号） （部件号） 一级 二级 三级 工程结构编号法 设计阶段（施工图设计） 设计阶段（施工图设计） 工程项目 2001―S 2001 S 2001 专业（机构） 专业（机构） 2001―S―J 2001 S J 属类（基础部分） 属类（基础部分） 2001―S J.1 2001 S―J.1 设计顺序号 2001―S J.1 J.1―001 2001 S―J.1 001 2001 ― S .J ― 002 顺序号 工程项目代号