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地勘单位人事档案管理中存在问题及对策 　　[摘要] 人事档案是记载职工在工作中的个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作作风、工作实绩、薪酬福利待遇等内容的重要资料，是人力资源管理与开发的重要依据，本文从地勘单位实际出发，寻找地勘单位在人事档案管理中存在的问题，剖析主要原因，并从根源寻求解决对策，为地勘单位人力资源开发利用提供可靠人事信息。 　　 　　 [关键词]人事档案 管理 对策 　　 随着我局事业单位编制的重新确认，对人事管理也提出了更高的要求，加强和规范人事档案管理，是作为人事管理中最基础最重要的工作之一，它是人事管理信息的重要载体，是知人善任、选贤举能的重要依据，管好用好人事档案，对人力资源开发与利用起着重要作用。 　　 但从近年来工作经历中，笔者发现，现有的地勘单位人事档案管理仍旧存在一些不足之处，导致在人事关系转移，干部任用、退休审批等方面遇到不少问题，难以起到应有的作用。 　　 一、存在问题 　　 笔者在实际工作中发现，地勘单位人事档案管理中存在的问题主要有以下几各方面： 　　 1、人事信息收集不全。按照人事档案管理规范的要求，所有岗位职称变动、学历学位变化、奖励处分材料、年度考核表、工资审批表、离退休审批材料等均要存入个人档案。但从目前情况来看，各单位人事档案中均有不同程度的缺失，欠缺材料最多的是干部任免呈报审批表、年度考核表、奖励处分材料、离退休审批表等。 　　 2、信息填写不够规范。档案中最严重、错误最多的是：姓名用字比较随便，乱用多音字，甚至还有的人用错别字，“出生年月日”、“参加工作时间”、“入党时间” 、“学历”等前后不一致，填写表达方式不够清楚明朗，如：填写工人身份的现任职务（岗位），表达不完整，很多都只填“工人”两字，没有把具体的岗位写清楚。 　　 3、档案书写工具不规范。同一档案中归档材料用纸五花八门，A3、A4、16K的办公用纸都有，没有按照档案规范要求只用16K规格的办公用纸，有的档案材料上没有使用黑色或蓝黑色墨水填写，而是用圆珠笔、纯蓝色墨水和复写纸书写，时间长了容易褪??。 　　 4、档案装订顺序比较混乱。没有严格按照干部人事档案十类材料装订归档的目录顺序要求进行，有倒装、错装、混装和漏装现象。还有的甚至是散装、用订书钉装钉等。 　　 5、涂改现象比较严重。少数人员干部人事档案中涉及出生时间、参加工作时间多处涂改严重，同一档案材料中前后不一致，给准确认定干部出生时间、参加工作时间和入党时间带来诸多不便。 　　 二、主要原因 　　 以上问题的存在给地勘单位人事档案管理和使用带来了很多的问题，分析存在这些问题的原因，笔者认为主要是： 　　 1、制度不够健全。地勘单位长期以来的人事档案均由人事管理部门兼管，缺少一套规范的人事档案管理制度，没有配备专职的人事档案管理员，有相当一部分人事干部由于平时工作繁忙无时间学或由于人员更换频繁没来得及学档案业务，形成对档案业务知之不多甚至全然不知，不知道哪些材料需及时归档，致使人事档案中材料短缺严重。比如有的奖励审批机关，不知道将材料移送管档部门，认为应由本单位保管，也是形成档案资料短缺的一个重要原因。 　　 2、历史原因造就。众所周知，地勘单位几经分分合合，经过多次的变更，至上纪世七十年代才基本稳定下来，在这过程中人事档案的管理不规范是可想而知的，另外在九十年代处于一个比较低迷的时期，经济情况低下，人员队伍涣散，整个单位的运作基本处于停滞状态，最基本的工作生活都无法保障，更别提人事档案的管理问题。因此，经历过这一特殊时期的职工，基本都在个人档案中存在着近十年的缺口。 　　 3、档案意识淡漠。有的职工认识不到个人档案的重要性和必要性，不懂得个人档案是组织了解和选拔任用自己的重要来源，随意填写个人信息，导致个人人事档案信息混乱，给职工提任调动、退休等造成影响，不知道报送、不及时报送应该归档的个人档案材料给管档部门，长时间地存放在职工个人身边，久而久之就会出现个人档案材料遗失或破损的现象，给自身带来不便的同时也给单位人事档案规范管理产生影响。 　　 4、传送渠道不够通畅。由于我局的产业结构调整，导致一部份职工工作岗位与人事管理分离，用人单位不管人事档案。由于缺乏认识，没有及时对人事信息变动进行报送与移交, 或者交到了无权管档部门，而这些部门又没有及时移交有权管档部门。人事档案管理单位又不及时跟踪催收有变动的信息，出现了信息传送不顺等现象。有的借阅或调阅档案单位不及时归还。有的人员跨地区或跨行业流动后，人事档案没有及时转移。 　　 5、工作力度不到位。由于管档人员严重不足,实在顾及不暇；或由于管档人员责任心不强，也不积极主动向有关部门索要档案资料，不及时将资料装进个人档案；或由于基础资料台账不全，档案底数不清,缺少档案