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“协同办公”系统在企业管理中的应用与探索 　　[摘要]“协同办公”是办公应用的高级阶段，强调以人为中心，借助网络手段，综合企业管理相关的数据库、文档、各类信息与各项活动，为企业提供辅助决策支持等，它作为企事业单位一种新的办公模式，包括了协同政务、协同商务，以及基于工作流程管理、项目管理、知识管理、信息门户管理等协同管理平台的应用。本文基于协同办公这一概念，分析了协同办公在企业流程管理中的建立与发展，得出协同办公是企业管理最佳管理模式的结论。 　　[关键词]协同办公　企业流程管理　应用 　　 　　一、引言 　　 　　在现代企业管理中，办公软件的应用已经十分普及，协同办公模式的提出，是对传统办公自动化的一个挑战，协同办公作为一种综合性极强的办公模式，能为企业管理的优化带来很大方便。与传统的企业管理软件相比，协同办公强调在工作中以人为中心，管理相关的数据库、文档、各类信息与各项活动，协同办公作为自动化办公的高级阶段，是现代企业管理的迫切需要，同时也是现代企业管理技术与管理理论的综合应用。 　　当前，企业办公事务的应用主要借助单个软件操作来进行，其他辅助的方法及手段较少，协同办公的推行还不具有普遍性，协同涉及面也不广，同时由于协同办公对于单位内部的各个部门之间的流程沟通要求相对较高，所以实行时也有一定难度，再加上有的企业部门之间信息的共享程度不高、相互协调程度还存在一些瓶颈问题，因此要真正实现这种协同办公管理模式，还必须依托现代流程管理，提高操作人员的素质，通过模块化的软件平台对事务进行综合管理，以达到最终的协同管理目标。 　　 　　二、“协同办公”模式建立的理论及技术支持 　　 　　协同办公作为以现代网络及信息技术为依托的新的办公模式，仍旧要以现代管理理论为理论依据和理论基础。现代管理理论的核心思想为协同办公管理模式的建立提供了有效理论依据。从管理学角度来看，协同办公符合管理从柔性化角度着手，以更为人性化的手段，利用高科技软件、硬件工具以及更为系统的流程形式完成工作。依据流程管理的新办法，企业应对流程规划、设计、构造、调控所有环节进行系统管理。管理理论应将“硬环境”和“软环境”理论紧密联系起来，这种联系同样可以体现在协同办公软硬有机结合的内容中，协同办公正是对企业“软、硬”环境的有效协调，通过信息化的手段，实现办公的最优化实施和管理。现代协同办公平台的主要优点就在于提高日常办公效率、减轻工作强度、实现移动办公、缩短业务办理时间、节约办公经费等。 　　 　　而现代信息技术的发展则为企业协同办公的发展提供了强有力的技术支持。在协同办公模式中，知识文档完全可实现自动化管理，信息发布平台成为一个有效的信息发布和交流的工具，内部通讯平台可以建立组织内部的邮件系统、短信系统、即时通讯系统、论坛和个人博客等。计算技术的快速发展，网络、电子邮件、群组软件和企业应用集成的普遍应用，为协同办公提供了有效的技术手段。 　　 　　三、“协同办公”优化模型的搭建与分析 　　 　　如图1所示，协同办公的实现与应用分层次进行，经过优化后的协同办公分为：技术实施、目标实施，应用咨询、应用服务、应用规划五个层次，其中由实施到应用是一个由量到质的飞跃，这也正是协同办公在企业应用中开展的核心要求。技术实施主要是构建协同办公一体化模型，实现管理手段、管理工具的现代化集成；目标实施主要是降低管理成本、实现业务提升。在量化阶段，协同办公是投入期，包括技术和资金的投入，充足的资金投入是实现协同办公的有力保证。当协同办公进入质变阶段时，协同的主要作用是应用的推广和实现，主要体现为咨询、服务、规划三个方面。从业务流程链、绩效体系的建立到战略规划的实现，协同办公形成一揽子应用体系。 　　如图2所示，在协同办公的组建平台设计模型中，主要是解决协同软件平台模块的搭建，这个平台的建立是在原有企业规划的前提下建立的，原有企业规划是战略上的，应该具有前瞻性和长期性，在现有业务流程链、绩效体系、管理信息集成的基础上形成适合本企业的协同平台框架。建设好的协同管理平台再按照协同办公应用的优化层次开展工作，两者结合就能达到协同的最佳效果，即协同办公的优化模型创建。 　　在协同办公的优化模型创建过程中，协同办公平台的创建原则可归纳总结为安全性、成熟性、标准化、易用性、开放性、可维护性与高性能、先进性等八大类型要求。安全必威体育官网网址是企业信息化建设的关键。协同办公平台涉及到重要或机密信息，因此安全性需要放在首位进行考虑。系统要有完善、周密的安全体系和信息安全支撑平台紧密配合，从物理、传输、网络、应用等方面采用多层次的安全保障措施。在系统平台、技术等选型时，协同办公应符合国际标准、工业标准、行业标准，特别是国家、行业发布的标准和规范，使系统的通信环境、软件环境相互间依赖减至最