高效协作 轻松管理吉林省外宣办实施信息化提升沟通管理效率.docxVIP

高效协作轻松管理——吉林省外宣办实施信息化提升沟通管理效率高效协作轻松管理 ::—:’|■■■,E,●Ii吉林省外宣办实施信息化提升沟通管理效率 I坚果为贯彻落实中央”振兴东北老工业基地”的方针政策,中共吉林省委,省政府确定了充分利用本省制造业相对集中,科技教育基础较好,自然资源丰富等比较优势,围绕五大产业基地建设,传统产业改造提升和资源枯竭型城市接续产业发展,”走出去”,”请进来”,大力吸收外资,提高国外资金在全省投资总额中的比重,发挥外资在振兴吉林老工业基地中的重要作用的战略目标和发展思路.在此战略目标和发展思路指导下,作为全省对外宣传的窗口和喉舌的吉林省外宣办.负有对全省宣传工作的管理,指导,组织,监督等职责,信息的及时沟通和准确传递以及跨部门,跨组织,跨地域的实时管理也就成为工作的重中之重.为此,吉林省外宣办与点击科技合作,采用点击科技专门设计的协同软件平台,建立了高效率的自动化,网络化和智能化的协同办公系统,实现了政务工作的协同化,数字化目标. “协作”是重中之重处于对可持续发展的考虑,根据信息化和电子政务的发展趋势,以及自身的职能和职责,吉林省外宣办从实际需求出发,提出要实现一个办公自动化,管理现代化.决策科学化,服务信息化的协同政务系统.在这样的原则下,吉林省外宣办提出了如下需求:第一,日常办公的协作问题.吉林省外宣办的主要职责是贯彻落实中央对外宣传方针研究制定全省对外宣传事业发展的总体规划和全省有关对外宣传方面的重大问题,重要活动及突发事件和敏感问题的宣传计划,意见和口径.在吉林省外宣办的日常工作中存在着大量来自中央,省委,省政府的政策和指示,需要下发的宣传材料,需要审查的对外宣传稿件和宣传品等.如何安全,及时,准确地对这些公文和信息实现流转,传递以及查阅对于提高工作效率,避免对外宣传失误而引起的重大政治外事影响具有重要意义.综上所述,适应省外宣办的政务平台应该具有安全强大的电子公文交换功能.而且对于省外宣办而言.这一需求不仅仅局限于其自身日常办公,还涉及大量的省内宣传机构和媒体,根据这一需求特点,采用一种通用性,兼容性,移动性强大的文件传达模式,是省外宣办政务平台所必需的.第二,跨部门,跨组织,跨地域协作问题.吉林省外宣办负责在省内外,境内外组织举办以省政府名义召开的各种形式的对外新闻发布会组织,邀请和接待外国及港,澳,台新闻媒介记者和中央对外宣传单位记者的采访活动负责省政府在境外,省内外举办各种对外贸易和招商引资活动的对外宣传工作.由于工作的性质,其需要与其他相关政府部门合作完成.有关各个政府部门与管辖的各个企业分布在全省不同的地理位置,组织管理的活动分布在省内外,境内外.彼此之间交互的信息日趋增多,协调管理费用高昂,因此需要适合于跨部门,跨组织,跨地域协作的高效低成本协作平台.六大应用构建协同平台为了满足上述多方面的要求,提高系统的性能,降低使用成本,吉林省外宣办选择了基于竞开协同之星(GK— Star)和竞开工作流系统(GK-Workflow)进行定制开发的点击科技协同政务平台解决方案.该方案的架构是结合了对等网络(P2P网络),c/s,B/S三种体系结构的混合型系统构架.吉林省外宣办协同政务平台架构如图1,图2所示:图1吉林省外室办应用系统平台解决方案网络拓扑图图2系统网络结构图针对吉林省外宣办日常办公业务需求,竞开工作流系统(GK—Workflow)实现了公文流转,远程审批,公文管理三大应用:一 .公文流转在公文流转过程中, 20O5667l发出公文人员随时可以看到公文流转的位置和进展情况:领导是否审批,有什么意见,哪一个环节出了问题.都十分透明.方便公文的催办和传达.上级主管还可以查看下级的公文处理情况.便于公文督办.也大大提高了团队管理水平.二,远程审批.传统的工作流管理软件对网络的依赖性非常强,网络一旦瘫痪.工作流就无法使用.工作流系统的大多数功能都可以离线单机完成,用户可以离线创建新的公文.可以离线审批,离线查询历史公文等.吉林省外宣办所有成员不论是身处何地都可以进行公文的查询,审批工作.大大提高了工作流的运转效率.三,公文管理.当由吉林省外宣办织,跨部门的业务需求,竞开协同之星系统能够实现综合通讯,协同工作,关系管理三大应用:在普通的电子邮件功能之外,系统提供了创新的语音邮件.远程管理.邮件加密,数字签名,发件人管理.垃圾邮件过滤等增强功能.配合邮件服务器.可以形成完整的企业邮箱系统.由于内置了即时通讯模块,并使之适应严肃的政务应用.不仅实现了互发留言,互传文件,实时语音通话,通话记录查询等,还提供了额外的手机短信群发功能.省外宣办的领导人员之间,下属机构与合作机构之间可以随时发送留言,以文字或语音形式进行沟通,还可以发送手机短信.手写邮件或录制语音邮外宣办内部工作人员之间同样可以随时针对