秘书日常工作实训（现代秘书系列）精选.pptVIP

第三节 印信管理 印章和介绍信是企业对外联系的标志和行使职权的凭证管理。现代印章是指刻在固定质料上的代表机关、组织、单位和个人权力的图章。秘书部门掌管的印章主要有3种：一是单位印章（含钢印）；二是单位领导人“公用”的私章；三是秘书部门的公章。其中单位印章是单位对外行使权力的标志。介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。严格按规定使用印章和介绍信是秘书部门和秘书人员的重要职责。 * 实训1：印章管理 一、实训目标 通过本实训掌握使用印章的一般原则。 二、实训背景 作为公司的秘书，张洁负责公司印章（包括总经理的私章）的使用和保管。这一天，销售部的小王来找张洁在一份文件上盖上公司的印章。 三、实训内容 按照实际情况演练使用和保管印章。 四、实训提示 1．印章的管理与使用要求 印章的管理应该做到：第一，专人负责。第二，确保安全。第三，防止污损。 2．印章的使用程序 （1）申请用印 盖用单位公章，用印人必须填写“用印申请单”，经本单位的主要负责人或经主要负责人授权的专人审核签名批准。一般证明用印可由办公室主任批准，或遵循上司所确认的用印惯例。 （2）正确用印 用印时，如有不明确的情况，应请示上司核准后，方能用印。盖用职能部门的印章，也必须由本部门的主要负责人审核签名批准。正式公文只在文本落款处盖章。带存根的公函或介绍信、证明信要分别盖骑缝章和文末落款章。用印时，应当使实际盖印的文件数量和“用印申请单”上的份数完全一致。 （3）用印登记 用印后应当进行用印登记。登记的项目有：用印目的、文件名称、编号、签发人、领用人、盖印人等。一般有专用的用印登记表。 * 实训2：介绍信管理 一、实训目标 通过本实训掌握使用介绍信的一般原则。 二、实训背景 作为公司的秘书，张洁负责公司介绍信的使用和保管。这一天，销售部的小王来找张洁开一张介绍信。 三、实训内容 按照实际情况演练使用和保管介绍信。 四、实训提示 1．介绍信的管理 （1）介绍信的管理有明确规定，要指定专人负责管理。 （2）介绍信的保管应同印章保管一样，牢固加锁，随用随开，用毕锁好，以防被盗、丢失。 （3）管理介绍信的人员在使用介绍信时，要在存根上加以记载，涉及重要事项的要请批准人在介绍信存根上签字。属于口头批准的，要在存根上记下批准人姓名，有批条的要将批条粘贴在存根上。介绍信要按编号顺序使用。 （4）对于开出后未用的介绍信，管理人员应及时催回，粘贴在存根上。 （5）介绍信持有者如将介绍信丢失，应及时报告单位或部门负责人，并告知介绍信管理人员，涉及重要事项的还应通知前往办事的单位，以防冒名顶替。 2．介绍信的使用 （1）严格履行批准手续。使用单位的介绍信，要经上司或办公室负责人批准。 （2）介绍信内容要明确具体不能含糊笼统。 （3）要填写有效时间。 （4）管理人员要对开出的介绍信负责，应检查无误后方可用印。 （5）一份介绍信只能用于一个单位，不能用于两个单位。 （6）要填写持信人的真实姓名和身份，不能为达到目的而随意提高持信人的地位和身份，不准弄虚作假。持信人不能将介绍信转借他人使用。 （7）介绍信的存根内容要同介绍信的正文内容相符，与持信者姓名相一致。 （8）介绍信书写要工整，字迹要清楚，不能随意涂改或涂沫，如有涂改需在涂改处加盖公章，否则视为无效。 （9）填写介绍信要用毛笔或钢笔，禁止用铅笔、圆珠笔或红色墨水书写。 * 第四节 制作对比图 公司领导人为了使经营管理科学化，需要随时掌握公司产品产量、营业收入、成本、利润等经营指标。为了节省公司领导人阅读各种文字报表和材料的时间，直观形象地把公司各种经营指标表现出来，并通过这些指标的比对，看出它们之间的关系和总体水平，把握未来的发展趋势，就需要秘书把公司的各种经营指标制作成图表，挂在上司的办公室或在公司内部传阅。 * 实训1：将经济指标制成图 一、实训目标 通过本实训掌握常用工作图表的使用范围和注意事项。 二、实训背景 张洁正在为总经理准备年终的工作报告。为了能更清楚地显示出公司的业绩及增长趋势，特别是对销售额、利润和成本这几个关键指标的了解，张洁在工作报告中作了一些图表。 三、实训内容 按照实际情况演练制作常用的统计图形。 四、实训提示 秘书在将经济指标制成图表时，应注意各种图形的区别和用途： 1．曲线图 由于曲线图是根据不同时期的情况而绘制，所以，它适合表现变化的情况。如通过今年的销售收入与去年同期销售收入的对比，反映公司经营的变化情况。 2．实线图 实线图不是反映同一事物在单位时间内变化的结果，而是反映在一个单位内两个部门或多个部门某种数据的对比结果，如今年上半年公司第一车间与第二车间经营业绩的对比，通过这个指标的对比，反映部门之间的变化情况。 3．圆