学校档案信息资源的开发利用.docVIP

学校档案信息资源的开发利用中的问题及对策 陈萍 （铜仁职业技术学院 贵州 铜仁 554300） 摘要：本文根据学校档案信息资源开发利用的现状，指出了当前开发利用中存在的问题及解决此类问题的对策。通过完善档案信息资源管理的软硬件设施，使之更好地为学校建设做出贡献。 关键词：学校档案 开发利用 问题 对策 档案信息资源的管理是一项系统的信息工程，而档案信息资源的开发利用则是档案信息管理的落足点，档案信息是社会的重要财富，是不可忽视的重要资源之一。针对目前学校对此资源的开发利用状况，本人提出如下粗浅的看法。 一、学校档案资源的现状： 我校是由原地区农校、地区卫校、地区财校、地区职校、地区商校等五所中等职业技术学校合并升格组建而成，档案信息资料也由该五校合并统一管理。现有文书档案室、人事档案室、财务档案室各1个。存文书档案３０００多卷、人事档案６００多卷、财务档案２０００多卷，还有音响、图像资料共3０００多卷。档案室均为库房、阅览共室，室内有较完善的管理制度及收文、借、阅等登记薄册。 二、档案信息资源开发利用情况： 学校现存的档案信息中，在原五所中等职业技术学校编写校史、出版校庆纪念册和创办校史展览馆期间，曾组织相应的人员查阅了有关的档案信息资料，档案室为此提供了大量珍贵的档案材料，较圆满地完成了编写校史和校庆工作。近年来，档案室又为学校的教学评估、为职工工资晋升、评定技术职称等方面提供了大量的档案材料。在毕业生的就业推荐中，为学生查阅学习业绩、补发文凭方面，提供查询服务达上千人次，并按政策规定，解决了部分毕业生遗失学业证书的问题，经查补办学历证明和补发学业证书达100多人次，深受校友的好评。 档案信息开发利用中，更多的是为学校各级领导查找相关文件、资料，为学校建设和教学改革服务。 三、档案信息资源开发利用中存在的问题： 1、由于档案信息资料源于五所学校合并组成，其档案尚不规范、不标准，这给档案信息资料的查找、利用带来困难。 2、档案室库房、阅览室合一，在开发利用档案信息资源时，常因不规范的档案卷、存在密和非密文件混合组卷、档案室内密和非密文件混合管理、混合提供利用阅查方面，容易形成扩散机密的漏洞，造成不应有的失密。 3、档案信息资源的开发利用范围较小，常为各级领导查寻文件，而广大的教职工没有能很好地利用档案信息资源来为工作服务。 4、档案管理手段落后。目前档案资料管理还处于原始的手工检索，效率较低，满足不了全体教职工利用档案信息的需要。 四、开发利用档案信息资源的对策： 1、档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，根据我们档案不规范、不标准的情况，立即组织有关档案人员，对原有的所有档案进行全面的清理、检查，本着便于管理、便于利用的原则，对其重新进行科学、合理的分类，把原来长短期混合、密和非密混装的档案卷进行重新分类，重新组装，使立卷归档规范化、标准化。 2、加强档案室硬件建设，根据学校建设发展规划，应将档案室建设纳入其中，逐步组建一个功能完善的档案信息管理中心，健全办公、阅览、库房等设施，并具有完善的保险、防热、防火、防潮、防虫、防盗设施，资料实行微机管理，以利于档案信息的合理利用。 3、加强涉密档案的科学管理。在对档案资料进行清理检查的基础上，对以前大量混订装在卷内的密级文件逐步清理分开，对外提供利用时，不提供含涉密文件的原卷。对绝密文件实行单份盒装保存，严防在档案信息资料利用查阅中失密。 4、搞好档案室内非密级信息利用重大作用的宣传，增强全体教职工的档案意识和开发利用档案信息资源的积极性，使这一重要资源得到科学、合理的利用。 5、档案管理人员要认真钻研业务，熟悉库存档案资料，在档案信息资源开发利用的全过程中，既要坚持按规章制度办事，又要注意改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速，彻底改变过去那种“看门守摊，等人上门”的档案信息开发利用办法。 总之，只有更好地把档案信息资源开发出来，继承前人的精华，去除过去的糟粕，才能为学校的教学、为学校的建设作出更大的贡献。 参考资料： [1]、梁毓阶，机关文书工作[M]，北京：中国档案出版社，1999 [2]、付瑞娟，机关档案管理[M]，北京：中国档案出版社，1995 4