档案与电子文件登记备份工作介绍 档案登记备份全省培训.pptVIP

省直单位--电子公文归档和备份规范 -|-电子公文归档目录结构： --|-归档文件夹 ---|-base.dbf（基本描述文件） ---|-attachment.dbf(原件信息文件) ---|-process.dbf（流转信息） ---|-archive.dbf（档案管理信息）（可无） ---|-原件1.pdf ---|-原件2.tiff ---|-原件n.xml * 电子公文归档目录结构示意图： * 档案数字化成果的采集 采集标准（统筹移交进馆的一些要求） 按照《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》、 《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》要求，进行数字化加工。 数字化成果形式：目录数据DBF，扫描档案多页TIFF文件，刻光盘保存。 整件整卷扫描，需要扫描原稿等——登记备份要求。 扫描技术参数要求（150dpi）。 采集范围 永久、长期或30年以上的传统进馆范围档案，30年以下但具有较高现行凭证价值的传统业务档案。 * 档案数字化成果的整理、封装（其他略） 按照统一的光盘存储结构保存到一次写光盘。 相关标准 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》 《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》 * 步骤3：报送与移交 各单位可通过在线传输、光盘移交等方式，将档案登记备份载体（包）按规定时间报送给档案登记备份中心，同时报送相关书面材料。 涉密档案数据按照国家有关必威体育官网网址规定进行报送。 * 各单位的移交报送前处理流程 以电子公文为例说明： * 档案数据的移交备份渠道 在线传送 需配置复制、加密等专用软件及租用网络专线。 脱机载体报送 专人传递、邮寄等方式 机要件传递 机要渠道 * 各类档案数据的移交方式 电子公文 离线（光盘）或在线 传统档案（数字化成果） 离线（光盘） 业务系统（数据库） 根据业务数据量的大小以及数据变化频度，采取在线备份或脱机备份方式。对于数据量大或者变化频繁的系统，铺设VPN专线，申请存储空间，进行在线登记备份；数据量小而且变化不频繁的系统，采取定期人工脱机（光盘）传递的方式。 * 采取VPN在线传输的业务数据 * 步骤4：受理、审核 档案登记备份中心根据各单位报送的书面材料和移交的登记备份数据，结合国家、省有关规定，及时进行受理、审核。审核内容包括： 行政审核：对各报送单位填报材料的规范性、完整性、有效性进行审核；对照具体工作方案，对登记备份的档案范围（包括时间要求、规范要求等）等进行审查。 技术检测：移交的登记备份载体是否符合规范，载体质量是否完好，介质是否携带病毒，备份载体（包）的摘要信息是否与已登记信息一致等。 * 审核要求 档案局对于报送移交的备份数据要进行审核验收，确保所报送的数据是可靠、完整和有效的。 真实性可靠性凭证性 审核验收工作一般应依照标准，借助于软件工具来完成。 数字化成果已有专门的检测工具 电子公文的检测工具准备下一步开发 *免费的光盘质量检测工具---ImgBurn * 步骤（5）：反馈 档案登记备份中心根据审核结果，填写《档案备份数据移交、接收检验表》并反馈报送单位。 对于档案登记备份数据（或书面材料）不符合要求的，报送单位应在收到反馈后按照档案登记备份中心的要求重新移交、报送。 * 登记备份的时间要求 首次登记备份时间根据当地档案行政管理部门的通知安排办理。其后，各类档案数据的时间要求如下： 电子业务数据：根据各单位业务信息管理系统的实际确定。可每日、每周、每月、每季等。 电子公文：每年进行一次登记备份，在第二年6月底前完成前一年度形成的电子公文的登记备份。 档案数字化成果：每年进行一次登记备份。在第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果的登记备份。 * 七、档案登记备份中心建设 机构 制度 人才 经费 软硬件设施和平台 《电子信息系统机房设计规范》 《信息系统灾难恢复规范》… 数据建设 *省局正在制定《档案登记备份中心建设规范》。 *近期各地要抓紧立项。 * 建设模式 自建模式 自行建设机房、采购设备和管理维护。 适合新馆单位。推荐模式。 共建模式 仅租用提供商的机房，技术选型、设备采购和数据管理由中心负责。可选模式。 完全外包模式 中心支付服务费，租用提供商的机房、设备和数据管理服务。 * 平台功能设计 登记备份前处理 (数据整理、打包等) 申报受理平台 传输(报送)平台 登记审核平台 馆藏接收平台 数据恢复、认证服务的申请及受理 数据维护管理平台 到期数据处理、存储空间及介质管理… * 八、应把握好的几个关系 1.处理好登记备份与接收工作的关系： 前处理环节有相似性，但工作性质和目标定位迥异，程序和手续也明显不同，应严格区分，不能混淆。 在工作性质上，档案登记备份是行政监管手段，是制度设计，而非内部业务建设，也非简单的对外保障服