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深圳华泰企业公司 一体化管理体系程序文件 修改状态 0 页 码 1/4 信息交流控制程序 SZHT/MSP07/2005（A） 版 次： A 受控编号： 发布日期： 2005年 月 日 实施日期： 2005年 月 日 编 写 人： 审 核 人： 批 准 人： 发布单位：深圳华泰企业公司 深圳华泰企业公司 一体化管理体系程序文件 版 次 A 修改状态 0 标 题 信息交流控制程序 页 码 2/4 1、目的 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，确保管理体系的有效运行。 2、适用范围 本程序适用于公司内部信息的传递与处理和外部各方的信息收集、交流。 3、职责 3.1、工程部、办公室负责对相关方信息的收集、交流、处理的管理工作。 3.2、全公司各相关部门均应做好各种信息的收集、识别、传递、处理活动。并做好记录的保存工作。 4、程序 4.1 信息的分类 4.1.1、外部信息 a) 国家和地方行政主管部门、认证机构以及行业管理单位等监测或检查的结果及反馈的信息； b) 政策法规、标准类信息等。如《建筑法》、《安全生产法》、《消防法》、《劳动法》、《环境保护法》、《建设工程安全生产管理条例》等。 c) 相关方和社会各方面反馈的信息及其投诉等。相关方指顾客、工程合同方、供方、废物收购方、运输公司等，社会各方面及行业协会信息等。 d) 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术、职业健康安全、质量管理等方面的信息。 e)公司各方收集的信息要保证准确，有理有据。尤其是收集信息要科学，具有前瞻性。 4.1.2、内部信息 a)方针、目标、指标、检验监测记录、内部审核、管理评审以及体系正常运行时的其他记录等； b) （潜在）不符合信息，如体系内审的不符合报告，纠正和预防措施处理情况等； c) 紧急信息，如出现安全事故、环境污染事故等情况下的信息记录等； 深圳华泰企业公司 一体化管理体系程序文件 版 次 A 修改状态 0 标 题 信息交流控制程序 页 码 3/4 d) 其他内部信息（如员工的建议等）。 4.2、信息的收集、交流、处理 信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯、网络等方式予以传递。 4.2.1、外部信息的收集与处理 4.2.1.1、工程部、工程公司负责地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集、传递到公司相关部门和项目部，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正措施控制程序》或《预防措施控制程序》的要求进行处理。 4.2.1.2、工程部、工程公司负责政策、法规、标准类的资料信息收集、更新、整理、保存，详见《法律法规及其他要求控制程序》及《文件控制程序》。 4.2.1.3、经营开发部、工程部、工程公司、项目部分别负责与工程合同方、供方、分包方、废物收购方等进行信息交流、沟通，对其环境施加影响，详见《对相关方环境施加影响管理程序》，以满足顾客要求；对来自上述相关方的投诉的处理详见《纠正措施控制程序》或《预防措施控制程序》，当对方有要求时，应给予解决或答复；上述相关方反馈的其他信息，可由对应部门以函件、电话、传真等形式传递给责任部门。 4.2.1.4各部门直接从外部获取的其他类信息，如质量、环境、安全管理信息等，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。 4.2.2、内部信息的收集与处理 4.2.2.1、正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息。 4.2.2.2、（潜在）不符合信息的处理详见《纠正措施控制程序》或《预防措施控制程序》。 4.2.2.3、紧急（环境）信息由发现部门迅速传递给上级组织处理，可采用电话、传真等方式，参见《应急准备与响应控制程序》。 4.2.2.4、其他内部信息，提供给相关责任部进行处理。 深圳华泰企业公司 一体化管理体系程序文件 版 次 A 修改状态 0 标 题 信息交流控制程序 页 码 4/4 4.3、信息的建立和应用 4.3.1、各单位根据合同评审、采购、生产、检验等不同过程的需要，按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息。 4.4、对体系运行过程中各类记录的控制详见《记录控制程序》。 4.5、各部门应健全收发文制度，对接收、传递的信息予以记录和保存。 5、相关文件 5.1、《文件控制程序》 5.2、《记录控制程序》 5.3、《法律法规与其他要求控制程序》 5.4、《对相关方施加影响管