人事档案培训PPT.ppt

培训内容 员工档案的含义 员工档案责任人职责 员工档案归档范围 员工档案的归档与管理 （一）档案相关基本概念 档案：档案是在社会活动中直接形成的具有保存价值的真实记录。 全宗与全宗号：全宗是一个机关、社会组织和著名人物在执行职责活动中形成全部档案的总和。全宗号就是全宗的编号。 立档单位：形成档案全宗的单位。立档单位又称“全宗构成者”。例如我们总公司和每个分公司都是一个独立的立档单位，它们产生的全部档案分别是独立的全宗。 流程图 安邦财产保险公司全宗号 * 人事档案知识培训 主讲人：赵文青 一、员工档案的含义 （二）员工档案 安邦无一级人事档案管理权，员工入司前的个人档案的管理不在安邦档案管理制度汇编范畴内。 本公司通称的员工档案是指员工在求职、入职、在公司工作、离职等阶段产生的和个人相关的有存档价值的文书、电子文件、实物等形式的材料， 称为二级档案。二级档案可以根据国家工作机关、军队或事业单位要求合并入员工历史档案。 三、文书档案管理基础知识 （一）收集 1、收集工作的重要性和内容 内容 ： ◇现行机构需要归档的文件资料； ◇撤消机构（单位）具有长久保存价值的档案； ◇历史档案。 　　具体到某个立档单位，保证文书档案的收集工作的办法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。 二、员工档案责任人的职责 （一）人力兼职档案员工作职责 保管员工档案 收集、鉴别和整理员工档案材料 办理未移交员工档案的查阅、借阅和转递手续 登记员工工作变动情况 为有关部门提供员工信息 定期将员工档案移交到档案管理部门 督促相关人事专员及时（任命文件下发后8小时内）进行系统更新，以保证员工信息的准确性 做好员工档案的安全、必威体育官网网址、保护工作 三、文书档案管理基础知识 （一）收集 1、收集工作的重要性和内容 内容 ： ◇现行机构需要归档的文件资料； ◇撤消机构（单位）具有长久保存价值的档案； ◇历史档案。 　　具体到某个立档单位，保证文书档案的收集工作的办法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。 （二）专职档案员工作职责 保管员工档案 定期接收并整理人力部门移交的员工档案 办理员工档案的查阅、借阅和转递手续 做好员工档案的安全、必威体育官网网址、保护工作 三、文书档案管理基础知识 （一）收集 1、收集工作的重要性和内容 内容 ： ◇现行机构需要归档的文件资料； ◇撤消机构（单位）具有长久保存价值的档案； ◇历史档案。 　　具体到某个立档单位，保证文书档案的收集工作的办法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。 三、员工档案归档范围 （一）个人信息 （二）入职审批资料 （三）劳动合同及协议 （四）奖罚记录 （五）高管审批资料 （六）内部相关记录 （一）个人信息 主要包括入职时提供的各项资料。 所形成的资料（复印件）：身份证、学历、学位、户籍证明、离职证明、收入证明、税单、资格证书等其他有关证书 （二）入职审批资料 主要包括入职审批时，形成的各类表格和审批记录。如果审批是通过OA方式，应当有OA批复页面的打印件。 所形成的资料：招聘申请表、面试评价表、履历登记表、入职审批表、OA审批记录、引进责任书、工作联系单、社保通知书、入职通知书 。 （三）劳动合同及协议 劳动合同（包括劳动关系承诺书、廉洁守律协议、必威体育官网网址协议、业绩承诺书、承诺书、申请入职材料函），劳动合同包含新签合同、续签合同两种。 三方协议、实习协议等 （四）奖罚记录 包括获得公司内部及外部的奖惩资料。 所形成的资料：奖励证书、奖状、奖惩文件、乐捐通知、先进事迹材料、获奖照片 （五）高管审批资料 在申请和获得高管任职资格过程中，涉及到的各类资料和文件。 所形成的资料：高管任职资格审批表/报备表、高管任职资料批准文件 （六）内部相关记录 是指日常管理中形成的与员工有关的各项记录，包括人员异动、考核等方面。 所形成的资料：一级档案转移证明、调动审批表、借调审批表、晋升审批表、薪资变更审批表、考核表、体检表、因公或因私出国（境）的记载材料、离职审批表、离职流转单、退休退职审批表、员工签字笔记留存件等。 三、文书档案管理基础知识 （一）收集 1、收集工作的重要性和内容 内容 ： ◇现行机构需要归档的文件资料； ◇撤消机构（单位）具有长久保存价值的档案； ◇历史档案。 　　具体到某个立档单位，保证文书档案的收集工作的办法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。 四、员工档