四级事务管理 课件.ppt

印章的刻制与启用 Company Logo 印章的管理与使用要求 Company Logo （1）专人负责 （2）确保安全 （3）防止污损 印章的使用程序 申请用印 正确用印 用印登记 使用印章、介绍信，一般应经本单位领导人批准，办理签批手续，秘书人员不得擅自做主 Company Logo 介绍信的使用要求 Company Logo 介绍信具有介绍和证明双重作用、有时限要求 要经过单位内部的审批手续 填写清楚，与存根一致，加盖骑缝线，并有存根备查。 Company Logo 单选题：（ ）具有介绍和证明双重作用。 A.介绍信 B.推荐信 C.决议书 D.证明 多选题：印章颁发与启用的要点（ ）。 A.取印章应实行双人同行制 B.取印章可以一人单独 C.印章要有专人保管 D.使用单位启用新刻制的公章时，要将印模和启用日期报送上级主管部门 A ACD Company Logo 多选题：印章样式一般由以下几大部份构成（ ）。 A.印章的质料 B.印文 C.图案 D.尺寸规格 多选题：用印使用程序（ ） A.申请用印 B.批准用印 C.正确用印 D.用印登记 E.用印结束 ABCD ACD 二、安排值班工作 任务与要求 1.办理上司交办的事项 2.上传下达、沟通内外 3.认真处理来函来电 4.负责接待工作 5.掌握上司的外出活动情况 6.协调处理安全保卫工作 Company Logo 值班工作规范 (1)坚守值班岗位。 (2) 认真处理事务。 (3) 做好值班记录。 (4) 热情接待来访。 (5 )加强安全保卫。 Company Logo 工作程序 制定值班制度与规定 编制值班安排表 通知并给领导班子发放值班表 值班人员做值班记录 重大事件做值班报告 值班结束交接班（交班注意事项） Company Logo Company Logo （ ）是对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等进行认真登记。 A.值班电话记录 B.值班接待记录 C.值班日记 D.信息传递 多选题：值班结束后，交班时应注意（ ）。 A.如果自己有事，可以委托他人 B.必须当面交接，不能委托他人 C.交清值班记录，说明在班内出现的问题及处理方法 D.值班人在值班记录上签名，确认记录内容 C BCD 四、安排上司的差旅事务 1.差旅准备的要求 （1）根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇。 （2）准备定票时，一定要查用必威体育精装版的时刻表。 （3）订房、订票时要考虑上司的个人爱好和习惯。 （4）平时注意学习订房订票的相关知识，以确保工作 的顺利进行。 Company Logo 工作程序： 1.制定商务旅行计划（应当包含的内容） 2.制作旅程表（在安排完订房订票工作之后着手进行） 3.准备上司在不同场合的发言提纲 4.办理出国手续 5.秘书在上司出行前应落实的工作内容 Company Logo Company Logo 多选题：差旅准备的要求（ ）。 A.根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇 B.准备订票时一定要查用必威体育精装版的时刻表 C.订房、订票时要考虑上司的个人爱好和习惯 D.平时注意学习订房订票的相关知识 多选题：商务旅行计划应包含的内容有（ ）。 A.出差的时间、启程及返回日期，接站安排 B.出差的路线、终点及途经地点和住宿安排 C.会晤计划 D.上司的住宅电话号码 ABCD ABCD Company Logo 多选题：办理签证的途径有（ ）。 A.可到前往国驻我国大使馆或领事馆直接联系申办签证 B.可委托权威的可靠的签证代办机构代办 C.可以委托前往国家洽商的公司到前往有关国家的使（领）馆办理 D.可在申请人所在单位办理 ABC 五、完成上司临时交办事项 Company Logo 积极主动，千方百计 既要符合政策，又要灵活变通 件件有着落，事事有回音 广泛性 临时性 具体性 紧迫性 特点 原则 Company Logo 要点记录法 详细记录法（准、全、快） 常用速记法 笔记与录音并用法 文字记录工作 Company Logo 单选题：（ ）就是把发话者说话的内容全面、完整地记录下来。 A.要点记录法 B.详细记录法 C.常